Uw non-profitorganisatie moet software ontworpen om niet alleen uit te voeren standaard accountingfuncties, maar ook om te voldoen aan de speciale vereisten geplaatst op de not-for-profit organisaties door overheden op alle niveaus. Doe je due diligence vóór de aankoop van een boekhoudpakket voor software, en zorg ervoor dat het voldoet aan uw specifieke behoeften en is niet meer dan wat je nodig hebt.
Grote pakketten
Verschillende grote boekhoudkundige softwarefabrikanten bieden versies van hun boekhoudkundige software speciaal ontworpen voor non-profitorganisaties of die zijn uitgerust met voorzieningen waarmee ze veelzijdig genoeg voor non-profitorganisatie gebruik maken. Salie Accounting en van Intuit QuickBooks, bijvoorbeeld, bieden non-profit-specifieke software en bijstand. Microsoft Dynamics GP biedt een geld management pakket voor non-profitorganisaties die bevat subsidiebeheer- en rapportagefuncties. Dit zijn slechts een paar van de softwarepakketten beschikbaar (zie bronnen).
Evaluatie van opties
Het bepalen van de soorten activiteiten die u wilt bijhouden met uw boekhoudsoftware. U wellicht bijhouden van subsidieaanvragen en ontvangsten, fondsenwervers, veilingen, inkomsten uit abonnementen en lidmaatschapsgelden, terugkerende en individuele donaties, kosten en payroll en fiscale informatie. Uw financieel team moet eens betreffende de wenselijkheid van het pakket om uw activiteiten. Als uw organisatie klein met eenvoudige behoeften is, wellicht u gewoon spreadsheetsoftware met budgettering sjablonen. Hebt u diverse typen van baten en lasten, is een meer uitgebreide commerciële boekhoudpakket voor software waarschijnlijk het beste voor u.
Betaalbaarheid
Veel softwarebedrijven bieden verlaagde tarieven voor gecertificeerde 501(c)(3) non-profit organisaties, maar er enkele beperkingen zijn. Microsoft heeft ook een subsidie softwareprogramma dat de software aan bepaalde gekwalificeerde non-profitorganisaties op een case-by-case basis geeft. Zelfs als u kunt de software van de fabrikant gratis verkrijgen of een verlaagd tarief, neem contact op met uw donoren. Iemand onder uw supporters kan bereid zijn te kopen van de software als een aftrekbare gift voor de organisatie.
Opleiding
Zorg ervoor om redelijke opleiding onder de kosten van de software. Kan het dienstig meer hebben slechts één of twee mensen nemen de formele opleiding die bij de software wordt geleverd, en reserve extra betaalde opleiding voor toekomstige risico's. Degenen die het ontvangen van de formele opleiding kunnen vervolgens de trein van individuele medewerkers op de elementen van de software die ze verantwoordelijk zijn. Het bijhouden van meerdere mensen getraind op de software zorgt ervoor dat u een geschoolde geld management team, zelfs als een persoon moet de organisatie verlaten.