Indiening is een eeuwenoude systeem dat maakt het gemakkelijker om documenten te vinden. Deze documenten kunnen brieven, memo's, financiële administratie, rapporten en andere vormen van correspondentie bevatten. Om een coherente en efficiënte archiveringssysteem, moet u gebruikmaken van goede procedures. Zelfs in de huidige elektronische tijdperk moeten bedrijven en kantoren aan huis nu nog papier-bestanden behouden.
Categorieën
Uw bestanden in categorieën te groeperen. De belangrijkste categorie zullen de primaire rubriek, die van alle andere bestanden die eronder (subcategorieën) zal worden geplaatst. Afhankelijk van het toepassingsgebied van de categorie, kan het de hele archiefkast lade omvatten. Bijvoorbeeld:
Categorie:
Payroll registreert 2014
Subcategorieën:
Payroll Register januari 2014
Payroll Register februari 2014
Payroll Register maart 2014Blijven uw subcategorieën door aan het einde van het jaar. Als uw categorie een hele lade vult zal, een label maken en plaatsen op de buitenkant van de lade; Label uw subcategorie mappen en plaats ze in de lade. Hangende mappen gebruiken voor uw categorieën bij u opgedeeld in verschillende categorieën voor een lade hebben en plaatsen van de gelabelde subcategorie bestandsmappen binnen hen.
Indiening regels
De twee fundamentele indiening regels zijn alfabetische en datum van indiening. Bij het uitvoeren van alfabetische indiening, bestand volgens de letter van het alfabet. Bestand voor datum indiening, uw meest recente bestanden op de top. Er zijn verschillende regels toepassen op alfabetische indiening.
Bij de neerlegging door naam, bestand door de eerste letter (dat wil zeggen, Langston, Parkinson Carwash, rivieren & Associates, Thomson & bouwbedrijf).
Wanneer de eerste naam identiek is, bestand door de tweede letter (dat wil zeggen, Ace, Adele, Angie, augustus).
Bestand op achternaam (dat wil zeggen, Connor, Luke; Denver, Marion; Fullerton, JD; Schuster, AP).
Bestand door initiële als achternamen identiek zijn (dat wil zeggen, Garrison, DC; Garrison, EF; Garrison, GH; Garrison, YB).
Gebruik de eerste letter van het voorvoegsel als de achternaam een voorvoegsel (dat wil zeggen, de la Hoya, GU de Mark, DS; van der Roy, FH bevat; van onder, PE).
Bestand door de eerste achternaam wanneer er twee (dat wil zeggen, een Anderson & Leiberman; Cypress & Flörsheim).
Bestand Mac, Mc, M' bestanden als Mac; St en Saint-Saint (dat wil zeggen, MacIntyre, McKnight, M'Clever; of Saint Paul de, St. Mary's) van bestanden.
Bestand onderhoud
Zodra uw archiveringssysteem netjes op zijn plaats is, moet u het te behouden. Hebben een aangewezen lade voor alle documenten moet worden ingediend; Houd hen niet rondslingeren. Pak niet de mappen of lades met bestanden; Dit maakt het moeilijker om te pakken hen. Proberen te doen sommige indiening ten minste eenmaal per dag. Als u een klein bedrijf, doe het eenmaal per week. Als u bestanden die worden gedragen door gebruik hebt, maakt u nieuwe bestanden voor hen. Zet de ongewenste papier in de recycling bin of shredder. Als uw bestanden vertrouwelijk zijn, altijd onthouden om het vergrendelen van de lades.
