In een dag en leeftijd van technologie, processen van redundantie, terabytes, Gigabyte en dubbele exemplaren van informatie is recordbeheer een alledaagse nog kritieke praktijk alle organisaties moeten hebben vastgespijkerd. De benadering voor het handhaven van gegevensbestanden wordt steeds vaker, het brood en boter van goede zakelijke besluitvorming.
Wat Recordmanagement inhoudt
Recordbeheer omvat meerdere gebieden van de gegevensverzameling, -opslag en uiteindelijk goede vernietiging. De wetenschap is onderverdeeld in meerdere categorieën: input en verzameling, opslag, redundantie en back-up, en reductie. De input en de collectie vaststelt protocollen voor medewerkers om te volgen hoe de gegevens is gemaakt en het archiveringssysteem het voor later gemakkelijk kunt terugvinden volgen moet. Deze veldeigenschap bepaalt ook wat moeten worden gehouden en wat niet. Opslag kan betrekking hebben op zowel gedrukte en elektronische bestanden en stelt parameters over welke opslag betekent zijn toegestaan en wat niet zijn (d.w.z. harde schijven ten opzichte van papier mappen versus netwerken of flitsaandrijving). Redundantie en back-up te betrekken handhaving van veiligheid kopieën van belangrijke informatie in het geval van ramp. En ten slotte geeft vermindering van de toegestane methoden voor gegevensvernietiging en eliminatie van de bedrijfssystemen.
Statistische bijstand aan besluitvorming
Recordbeheer kunt eenvoudig verzamelen van statistische gegevens. Veel van de zakelijke besluitvorming is gebaseerd op trendanalyse. Trendanalyse is ontwikkeld en gebouwd op basis van patronen zoeken in informatie en gegevens en het maken van conclusies over het gedrag van die patronen. Hoe beter de informatiemanagement, de betere trend-analyse en gerelateerde zakelijke kennis neigt te zijn.
Gegevensverlies voorkomen
Een ander belangrijk onderdeel van recordbeheer is het voorkomen van gegevensverlies. Het kan heel gemakkelijk gebeuren: een bestand is verwijderd, de verkeerde map is versnipperd, een slechte werknemer wandelingen uit het gebouw met gevoelige gegevens.
Recordbeheer zorgt ervoor dat er zijn preventieve processen om te organiseren en bestandsgegevens op een beveiligde manier. Vervolgens worden ontslagen gebracht in het spel zoals back-upsystemen en meerdere kopie archieven dus als één bestandssysteem wordt vernietigd deze snel kan worden vervangen door een recente kopie. Tot slot veiligheid maatregelen help vangst records die zijn in welke kan worden geknoeid in gevaar brengen van het welzijn en de belangen van een bedrijf.
Organisatie-voordelen
Recordbeheer verhoogt efficiëntie. Gegevens zijn gevonden sneller, gemakkelijker, en de besluitvorming wordt verbeterd door onmiddellijke analyse en information retrieval. Verbeterde bijhouden vermindert afval van de resource. Minder papier en opslag systeem wordt ruimte gebruikt wanneer de juiste protocollen zijn gevolgd. Door een ongeluk tenietgaan en permanent verlies wordt vermeden wanneer de juiste records management zorgt voor recente back-ups bestaan. Recordbeheer onderhoudt ook een papieren spoor om te helpen met het verdedigen van het bedrijf acties tijdens geschillen. Ten slotte, recordbeheer helpt handhaven goede organisatie wanneer behandelen, reageren op, en het dienen van klanten of projecten. Door het bijhouden van een georganiseerd informatiesysteem collectie, kunnen waardevolle gegevens en informatie worden opgehaald wanneer nodig specifiek voor een klant of project.
Outsourcing als een optie
Veel bedrijven willen blijven gewijd aan hun core-specialiteiten en wil niet zo lastig gevallen met behoud van datasystemen. In dergelijke gevallen kan het zeer gunstig met een partner of leverancier te onderhouden en recordbeheer ontwerpen zodat de opdrachtgever gewoon op hun corebusiness concentreren kan. De administratie neer enkel te betalen voor een service die verzekert de opgeslagen informatie wordt verzameld en gehandhaafd als de client het nodig voor de besluitvorming heeft. Veel grotere bedrijven hebben verplaatst naar deze richting om efficiënter, soms outsourcing net backup-diensten en anderen draaien over de hele record systemen aan leveranciers voor beter beheer.