Banken gaan via een enorme hoeveelheid papierwerk op basis van jaarlijkse, maandelijkse en dagelijkse. Ondanks het enorme bedrag van papier, niet kan de bank gewoon verscheuren de documenten zodra een klant zijn rekeningen sluit. De bank moet een beleid voor het bewaren van deze documenten. Deze manier, bestaan als de klant terug komt of als de bank moet de documenten opnieuw om juridische redenen, de documenten nog. Bewaarbeleid is afhankelijk van de instelling op basis van het type document.
Account documenten
Houd standaardaccount documenten zoals verklaringen, aansluitingen, inkooporders en vouchers voor maximaal zeven jaar. Aanbetaling slips, moeten aan de andere kant, alleen worden gehouden voor een maximum van drie jaar. Geannuleerde controles zijn iets belangrijker. Houden deze tot 10 jaar. Essentiële financiële gegevens over de bank en haar rekeningen, zoals algemene grootboeken, trial tegoeden, winst & verliesrekeningen en balansen, permanent behouden. Als u over het belang van een document aan de operatie van de bank twijfelt, onzekere en behouden.
Lening documenten
Leners, accountants of advocaten kunnen verzoeken informatie over gesloten leningen lang na de uitbetaling data. Deze administratie ten minste zeven jaar. Het is niet ongewoon voor klanten opnieuw leningen of rechtbanken tot dagvaarding lening documenten enkele jaren nadat de verplichting wordt betaald. Vernietiging van deze gegevens te vroeg lijkt misschien een rode vlag aan de openbare aanklagers. Leningsaanvragen of verzoeken die zijn ingetrokken of geweigerd voordat regeling hoeft niet te worden bewaard voor als lang een periode van tijd. Houd deze documenten niet meer dan twee jaar.
Human Resources
De meeste menselijke hulpbronnen documenten bewaren gedurende ten minste zeven jaar. Het gaat hierbij om medische voordelen, invaliditeitsuitkeringen en aanwezigheid records. Prestaties records en personeel bestanden behouden zolang medewerkers met het bedrijf zijn. Eenmaal een werknemer niet langer bij het bedrijf, houden zijn administratie ten minste zeven jaar na de beëindiging. Houd toepassingen voor personen die deed niet ingehuurd voor een periode van twee tot drie jaar.
Juridische
Corporate records en juridische documenten zijn de belangrijkste bestanden naar elk bedrijf, niet alleen een bank. Zo, houd deze records permanent. Het gaat hierbij om contracten, hypotheken, akten, lease-overeenkomsten, licenties, juridische correspondentie en geschillen vorderingen. Deze documenten kunnen worden verwezen of op losse schroeven voor jaren. Vanwege dit belang, moet u de inspanning behouden voor onbepaalde tijd.