Beleid voor het bewaren van een bedrijf-document bepaalt hoe lang en in welke vorm, het bedrijf en haar verschillende diensten kopieën te van belangrijke formulieren en gegevens bewaren. Document bewaarbeleid dekken van vele verschillende types van documenten en het evenwicht van de wettelijke verplichting om te houden van bepaalde records met de noodzaak om een beheerbare database met informatie voor intern gebruik.
Kenmerken
Een beleid voor het bewaren van document voor een bedrijf moet toepassen op elke divisie of departement, vooral wanneer afzonderlijke documenten van het ene gebied van het bedrijf naar het andere verplaatsen voordat ze gereed voor archivering. Het centrum van een beleid voor het bewaren van document is een bewaarschema, die een lijst met documenttypen en het aantal maanden of jaren die het bedrijf moet houden. In sommige gevallen geeft een beleid voor het bewaren van document ook procedures voor de veiligheidscontrole documenten die gevoelige gegevens, samen met de verordeningen bevatten voor het vernietigen van documenten aan het einde van hun bewaringstermijnen.
Administratie
Wie documenten binnen een onderneming verwerkt moet begrijpen het bewaarbeleid van het document. Bedrijven kunnen dekken document bewaren tijdens nieuwe werknemer oriëntatie of door opneming ervan in een Medewerkershandboek. Administratieve professionals die verantwoordelijk zijn voor registratie moet vertrouwd zijn met retentie planningen, evenals die te raadplegen om opheldering over documenten die niet lijken te passen in een retentie schema categorie. Na verloop van tijd kunnen wetten maken het noodzakelijk voor een bedrijf tot wijziging van haar beleid voor het bewaren van document, waarvoor bedrijfsleiders te informeren iedereen die gebruik maakt van de wijziging.
Juridische kwesties
Veel van een beleid voor het bewaren van document is bedoeld om te voldoen aan de staats- en federale wetten. Het gaat hierbij om bepalingen zoals belastingdocumenten houden voor langere tijd in het geval van een audit of behoud student afschriften en informatie van de financiële steun aan een hogeschool of universiteit. Vanwege de juridische problematiek moeten bedrijven overleg plegen met advocaten of juridische experts in huis wanneer de beleid voor het bewaren van een document bewerken.
Archivering kwesties
Naast behandeling van wettelijke voorschriften, kunnen document bewaarbeleid ook bedrijven archivering databases voor intern gebruik en communautaire betrekkingen onderhouden. Belangrijke documenten met betrekking tot nieuwe producten of zakelijke transacties wellicht openbare waarde in de toekomst, zelfs als ze niet in een wettelijk beschermde categorie voor bewaring vallen. Bedrijven die betrokken zijn bij culturele of artistieke productie mogen archieven van werknemer werk voor het nageslacht. Archief bibliothecarissen en personeel historici helpen bedrijven catalogus behouden en het intrekken van hun documenten.
