Contant geld is meer dan alleen de munten en de valuta in de zakelijke wereld. Het bevat ook creditcardtransacties, controles en postwissels. Met behulp van beste praktijken voor de behandeling van contant geld, helpen u fouten verminderen en zorgen voor verantwoordingsplicht, zelfs als het bedrag aan contanten die u behandelen laag is. Door te maken en implementatie van cash controles te hanteren, kunt u een efficiënt proces voor het beheren van uitgaande betalingen en geld dat u ontvangt.
Cash verantwoording
Bijhouden van de personen die toegang hebben tot een bedrijf geld en merk op ieders geldverwerking verantwoordelijkheden. U moet weten waar uw bedrijf geld is te allen tijde en zitten kundig voor trace onregelmatigheden aan specifieke personen. U kunt dit bereiken door ervoor te zorgen dat elke betaling heeft een cash ontvangst afgegeven en opgenomen, geven elke klant een ontvangst en documenteren van de overmaking. Een toezichthouder moet altijd vernietigde of terugbetaald transacties goed te keuren en controleer of deposito's in contanten.
Scheiding van plicht
Wanneer één of twee de verantwoordelijkheid hebben om geld, is er een groter risico van fraude. Door het scheiden van cash afhandeling van taken onder verschillende individuen, kan niet een enkele persoon hebben controle over de cash handling proces. Hebben verschillende individuen record contante betalingen aan boekhouding records, geld ontvangen, storten, cash betalingen in de boekhouding records rekeningen betalen en uitdelen van salaris te verzoenen. Wanneer u cash taken afhandelen aparte, is ieder individu verantwoording verschuldigd aan de anderen in de cash handling proces.
Cash verzoening
Wanneer u contant geld verzoening praktijken in plaats hebt, kunt u bevestigen dat de werknemers de contante transacties correct ingeschreven en hebben een systeem van checks and balances. U dient ten minste uw bankafschriften tegen uw contante ontvangsten en deposito's op een maandelijkse basis. Naast het opnemen van contante betalingen zodra u ze ontvangt, tellen en evenwicht van uw contante ontvangsten dagelijks en vergelijken alle ontvangsten met aanbetaling slips. Naast een geplande maandelijkse contanten verzoening, voeren een verrassing controle van de boekhouding records per maand.
Veiligheid
Wanneer een bedrijf omgaat met contant geld, is het belangrijk het geld en de werknemers om veilig te houden. Bescherming van uw financiële activa, altijd voeren achtergrond controles op potentiële werknemers vóór de uitbreiding van de vacatures. Altijd contant vergrendeld op een veilige plaats te houden en uw geldverwerking beleid in het handboek van de werknemer in detail te beschrijven. Beperk het aantal mensen die toegang hebben tot cash om zo weinig mogelijk en geven alleen wachtwoorden en combinaties aan goedgekeurde personeel. Elk jaar, of wanneer een werknemer die verantwoordelijk is voor contant geld het bedrijf verlaat, veranderen alle combinaties en wachtwoorden. Wanneer een werknemer contant geld telt, moet ze dat doen op een locatie die het publiek of klanten niet kunnen zien. Bij het nemen van geld van de ene plaats naar de andere, willen een storting maken of als uw bedrijf een grote campus heeft, het buddy-systeem gebruiken. Altijd het minimaliseren van de hoeveelheid contant geld in uw bedrijf 's nachts zodat u niet een groot verlies in geval van een brand of diefstal lijden.