Een bedrijf neemt door het indienen van een vorming document volgens staatswet, meestal met het kantoor van de secretary of state waar wil het bedrijf bevinden. Deze vorming document heet de Akte van oprichting in de meeste staten, maar is ook bekend als een certificaat van de oprichtingsakte of Handvest in bepaalde staten met een geschiedenis van het gebruik van verschillende terminologie. Het bedrijf wordt beschouwd als opgenomen als van het moment het Bureau staat de indiening aanvaardt en brengt de staat zegel of stempel aan het document, overdracht van autoriteit om te opereren in de staat. Van de staat mark op de Akte van oprichting is het officiële bewijs van opneming, met vermelding van de exacte datum die de Braziliaanse aanvaard de indiening en het bedrijf is ontstaan als een erkende entiteit. De Braziliaanse onderhoudt de record van de aanmeldingen en biedt gewaarmerkte afschriften en certificaten op verzoek aan het publiek dat het bedrijf is geregistreerd met de staat is in een goede reputatie te verzekeren.
Neerlegging van de ontvangst
Bij het indienen van artikelen van integratie met de staat, ontvangt het bedrijf een ontvangstbewijs van neerlegging per post. Tenzij het bedrijf bestelt (en betaalt voor) een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift van de artikelen op het moment dat het papierwerk wordt ingediend, de ontvangst kan worden het enige item geretourneerd door de staat om te verifiëren dat de indiening werd aanvaard. Deze indiening ontvangst moet worden gehouden met een bedrijf corporate records. In veel gevallen is zwaaiend met de oorspronkelijke indiening ontvangst samen met een gewone (niet-gecertificeerde) kopie van de statuten van de beleggingsmaatschappij voldoende bewijs van integratie, het verlichten van de noodzaak om te betalen voor eensluidend gewaarmerkte afschriften van de artikelen, elke keer dat het bedrijf heeft nodig om officiële documentatie te verstrekken.
Kopie van de Akte van oprichting
Akte van oprichting zijn een openbaar document. Alle Staten handhaven een beeldbank van de aanmeldingen, en de meeste staten deze database beschikbaar maken via Internet. Elk lid van het publiek kan toegang tot de database, en als de functie beschikbaar is, download een kopie van de statuten van de beleggingsmaatschappij die zijn ingediend met de staat (anders een persoon kan Bel het kantoor staat om een kopie).
Deze download de staat mark zal hebben en een voorblad met vermelding van de datum de corporatie werd geregistreerd, maar het zal alleen een kopie. Deze versie, samen met de ontvangst van de aanvrage, kan worden beschouwd als voldoende bewijs van integratie om een bankrekening te openen, maar waarschijnlijk niet zou genoeg zijn om te voldoen aan due diligence-vereisten voor de aanvraag voor een lening. De beste oplossing is om ten minste een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift van de Akte van oprichting in de corporate records boek.
Een verzoek om een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift is gemakkelijk gemaakt op het moment van indiening met de betaling van een toeslag en resulteert in de terugkeer van de ontvangst van de aanvrage en een exemplaar van de artikelen met een originele staat stempel of zegel van de verhoogde. Een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift van de statuten kan ook verkregen worden op elk gewenst moment na de indiening door het maken van een schriftelijk verzoek en betalen van de vergoeding.
Certificaat van Incorporation
Een paar Staten (zoals Missouri, New Mexico en Georgië) uitgeven wat ze noemen een "certificaat van incorporation" zodra een bedrijf zijn akte van oprichting bestanden. In sommige gevallen is er een vergoeding die wordt beoordeeld op het moment van indiening voor de productie van het certificaat. In deze landen, als bewijs van de opname wordt aangevraagd, is een originele certificaat van incorporation het slechts aanvaardbaar bewijs. Als een bedrijf een afgestempelde of gecertificeerde kopie van de artikelen maar geen certificaat heeft zal het bedrijf waarschijnlijk problemen. Het bedrijf kan het maken van een verzoek van de staat voor een identiek certificaat bij de betaling van een vergoeding.
Certificaat van goed staande
Een ander aanvaardbaar bewijs van integratie die kan de plaats van een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift van de statuten is een certificaat van goed staande. Dit is een document dat wordt afgegeven door de staat die controleert of een bedrijf geregistreerd met de staat vanaf een bepaalde datum en is momenteel actief en up-to-date op alle vereiste status depots. Dit certificaat wordt ook geplaatst onder zegel. Het kan worden besteld van de staat op elk gewenst moment, meestal bij de betaling van een vergoeding.
Zakendoen
De staat regelt opname en is de enige entiteit die definitief vaststellen kunt wanneer een bedrijf geregistreerd met de staat en of deze is momenteel gemachtigd om zaken te doen. De Akte van oprichting zijn echter niet moeten worden bijgewerkt met de meest recente informatie over wie in controle van het bedrijf is en of het volgens plan werkt. Vaak, als bewijs van de opname wordt aangevraagd, is de zin uitgebreid met leveren bewijs van eigendom, bewijs van werking, bewijs van adres of bewijs van gemachtigde ondertekenaar.
Dus terwijl gecertificeerde artikelen of een certificaat van goed staande technisch bewijs van opneming is, een bedrijf mogelijk gevraagd om ook een kopie van haar statuten, notulen van vergaderingen van de Raad, een corporate resolutie subsidieverlenende autoriteit neemt een specifieke actie of een utility bill om adres, of andere dingen die zijn autoriteit en de intentie om zaken in de staat te doen verifiëren.
