Corporate record eisen zijn te vinden in elke staat en als een praktische zaak, naleving van de federale fiscale wetgeving vereisen bepaalde bijhouden. De primaire records bestaan van het bedrijf zijn de artikelen van Incorporation, de statuten en de voorraad certificaten. Andere belangrijke records bevatten jaarlijkse of tweejaarlijkse rapportage van de Raad van bestuur resoluties, verklaringen en corporate minuten. Beursgenoteerde ondernemingen moeten ook voldoen aan de speciale federale rapportage-eisen.
Akte van oprichting
Geen bedrijf komt tot stand totdat van de statuten (ook wel een "certificaat van Incorporation" genoemd) zijn goed voorbereid en ingediend bij het overheidsorgaan dat toezicht houdt op corporaties, meestal de Secretary of State. De basisgegevens die vereist zijn voor alle artikelen van Incorporation omvat van de corporatie naam, adres en naam van de geregistreerde agent (de persoon of het bedrijf officieel aangewezen om te ontvangen van documenten voor de corporatie). Sommige staten vereisen aanvullende informatie, zoals het aantal aandelen die gemachtigd zijn om te worden afgegeven en een beschrijving van de hoofdactiviteit van het bedrijf. Goedgekeurde formulieren voor gebruik bij het indienen van artikelen van Incorporation kunnen gemakkelijk worden gevonden van een staat Secretary of State kantoor en gedownload via het Internet.
Statuten
Schriftelijke corporate statuten zijn nodig om de regels en procedures van hoe het bedrijf wordt beheerd door de officieren (b.v., Voorzitter, secretaris en penningmeester), Raad van bestuur en de aandeelhouders worden uiteengezet. Er zijn geen vastgestelde criteria voor corporate statuten; Hoewel elke staat corporate vaardigt wet enkele basisvereisten voor statuten, zoals het minimumaantal bestuurders en het houden van ten minste één vergadering van de Raad van Bestuur per jaar. De statuten uiteengezet elke corporation's voorkeur voor wanneer de jaarlijkse vergadering wordt gehouden en hoe managers en directeuren worden gekozen. Statuten zijn niet ingediend bij de Secretary of State, maar op de hoofdvestiging van de vennootschap worden gehouden en moeten beschikbaar zijn voor toetsing door een ambtenaar, bestuurder of aandeelhouder.
Voorraad certificaten
Na het opnemen, houdt de aandeelhouders een organisatorische vergadering goed te keuren van de corporate statuten en de voorraad certificaten afgeven aan de aandeelhouders, die zal bewijs van iedere aandeelhouder eigendomsbelang in het bedrijf.
Regelmatige rapportage aan de staat
Bijna elke staat vereist zijn bedrijven bestand een verklaring van informatie en betalen jaarlijks of tweejaarlijks. Deze record eis wordt aangeduid door verschillende namen zoals "Annual Report" of "Verklaring of Officers", en wordt gebruikt voor het houden van de toestand op de hoogte van essentiële informatie over het bedrijf, zoals de huidige officieren en belangrijkste adres, evenals het blijven functioneren.