Project statusrapporten zijn het controleren van documenten voor iedereen die probeert te beheren van een project, of het nu een baan van één persoon of één waarbij honderden mensen over meerdere locaties. Het rapport van de status van het project dient als een beknopte samenvatting van de voortgang van een project, de verwachte einddatum en welke maatregelen zijn genomen op het sinds het laatste rapport van de status van het project werd samengesteld. Het helpt managers taken op de rails houden en problemen vroeg genoeg voor het genereren van zinvolle oplossingen.
Samenvatting van het project
Het rapport van de status van een project begint meestal met een korte beschrijving van de belangrijke elementen van het project. Deze alinea of blok geeft de naam van het project, de datum van het verslag, die verantwoordelijk voor het project of de beheer-afdeling en een uiteenzetting van de projectdoelstelling is. Het kan ook contact informatie, zoals telefoonnummers of e-mailadressen van belangrijke leden van het projectteam. Deze sectie is het onwaarschijnlijk dat verandert veel in de loop van het project en is vaak gekopieerd uit een statusrapport naar de volgende met alleen de datum wordt bijgewerkt.
Deliverables
Een gedeelte waarin de projectproducten is de sleutel tot het rapport van de status van een project. Deze sectie moet een lijst van de te leveren prestaties en geven hun huidige status in een woord of twee. Bijvoorbeeld, hebben een product lancering project blad dergelijke producten als gedrukte reclame, leverancier lanceringspartij, beurs stand display en prijs blad creaties. Naast elk product, de projectmanager moet schrijven zoiets als "volledig" of "besteld" of "op printer." Dit dient als een samenvatting van het project met de meer gedetailleerde taken vermeld in de sectie van de tijdlijn.
Tijdlijnen
De tijdlijn van de taak is het element van een projectstatusrapport dat vaak de meeste controle krijgt. Deze sectie moet detail werk dat sinds het laatste projectstatusrapport, wat werk is verschuldigd in de volgende periode en datums waarop taken zijn naar verwachting worden afgerond was voltooid. Veel project statusrapporten presenteren dit in een raster met datums gegeven voor de voltooiing van de verwachte en werkelijke voltooiing. Vele projectmanagers wilt kleurcodes toevoegen aan dit gedeelte met verschillende kleuren vertegenwoordigen van taken die volgens planning, eerder dan gepland, achter op schema, voltooid zijn of in de wachtstand.
Notities, aanbevelingen en verklaringen
Het rapport van de status van het project moet ook een lijst van alle rode vlaggen, wijzigen aanvragen of uitdagingen waarmee het project wordt geconfronteerd. Dit is een plek om de lijst waar bijkomende middelen nodig kunnen zijn of waar leverdatums gaan veranderen. Deze sectie kan ook rapporteren hoe onverwachte gebeurtenissen invloed hebben gehad op het project, zoals softwareproblemen, laattijdige levering door een leverancier of defecte leveringen. Sommige projectmanagers zal scheiden van deze sectie van het rapport en lijst is in een apart document dat zij aan het rapport van de status van het project hechten.