Documenten binnen een organisatie zijn gemaakt, gepubliceerd, herzien en uiteindelijk verouderd of gearchiveerd. Beheer van het hele proces heet documentatie beheer, en het proces zelf is vaak genoemd documentatie levenscyclus. Grote bedrijven hebben meerdere documentatie managementsystemen, met vele mensen bij te dragen. De meeste organisaties ontwikkelen hun eigen interne voorschriften voor wat ze nodig hebben het systeem te doen. Echter bestaan sommige wettelijke voorschriften voor documentatie managementsystemen, zoals het maken van het systeem om HIPAA persoonlijke gezondheidszorg behoeften te voorzien.
Opslag plannen
Tijdens de ontwikkeling van een document vereist het elektronische opslag. Dit kan gebeuren gewoon op een personal computer, maar documenten zoals beleid en procedure handleidingen wellicht tal van mensen werken op hen, waarvoor opslag om toegang te verlenen door iedereen op het project. Op van het document "release," vereist het nog steeds opslag voor ophalen door personen of groepen die gevonden over de hele wereld worden kunnen. Een organisatie moet ervoor zorgen het heeft de opslagcapaciteit, maar dat het heeft ook een systeem dat het bijhouden van documenten locaties. Grote bedrijven hebben miljoenen documenten.
Veel bedrijven verkopen software voor het beheren van de levenscyclus van het document. De grootte van het bedrijf en de complexiteit van de documenten die medebepalend zijn de exacte systeemvereisten. In grote bedrijven werken documentatie professionals meestal met IT-personeel samen met management en juridische afdelingen om de behoeften van de documentatie van het bedrijf.
Ophalen
Nadat een organisatie beschikt over een document dat is opgeslagen, moet het een systeem in de plaats toegang te verlenen tot het. Als een bedrijf een miljoen documenten heeft, de werknemers kunnen hebben moeite met het vinden van bepaalde documenten; de hele documentatiesysteem kan lijken als het vinden van een naald in een hooiberg zonder een systeem goed opgezet met zoekfuncties, mapstructuren en juiste toegangsmachtiging.
Documenten toe te voegen
Toevoegen van nieuwe documenten aan een documentatie managementsysteem is een manier om hen. Het bestand moet toegankelijk blijven, zelfs als iemand heeft het op de verkeerde locatie geplaatst. Bijvoorbeeld, vereisen organisaties een systeem om te zoeken en ophalen van een inventaris document ingediend ten onrechte onder het budget. Hoogste Bits, een technologie-Gemeenschap, plaatst transponders op de papieren documenten. Als het bestand is misplaatst, kunnen werknemers ophalen via radiofrequentie. Dit soort papieren neerlegging heeft toepassingen voor belangrijke archieven zoals juridische documenten.
Bescherming van documenten
Grote ondernemingen hebben documenten op toekomstige productversies of octrooi-hangende technologie. Bescherming van de gegevens is essentieel voor het bedrijf. Gecodeerde wachtwoordbeveiliging, beperkte toegang en zelfs geïsoleerde servers geen verbinding met het Internet zijn soorten beveiligingsprocedures om documenten te beschermen. Bedrijven zijn wettelijk verplicht om bepaalde soorten documenten. Medische patiëntendossiers moet bijvoorbeeld veiligheidsmaatregelen op zijn plaats voor het opslaan van elektronische documenten en voor de toezending van elektronische documenten. Deze regel valt onder de HIPAA-eisen.
Papieren documenten ook behoeven bescherming. Bedrijven kunnen systemen opgezet om toegang te beperken tot beveiligde secties van een gebouw door middel van veilige badges, elektronische post of veiligheidspersoneel.
Bewaren van oude documenten
Wanneer een organisatie niet langer een document moet, kan het vernietigen of het document archiveren. Doorgaans stelt een bedrijf tijdslijn normen voor obsoleting een document. Fiscale documentatie kan bijvoorbeeld worden vernietigd na een aantal jaren. Bedrijven kunnen verwoesten of archiveren oude productdocumentatie nadat het niet het product voor een bepaalde periode verkocht heeft. Meestal verplaatsen bedrijven gearchiveerde documenten naar een andere elektronische locatie zoals een toegewijde archief server of server-farm. Papieren archieven kunnen worden opgeslagen op een documentatie-faciliteit zoals Iron Mountain, een bedrijf dat is gespecialiseerd in de opslag van de documentatie.
