Efficiëntie is de sleutel in zowat elk kantoor of zakelijke omgeving. Wordt georganiseerd, is een vaardigheid die elke kantooromgeving ten goede zal komen. Een ding dat u verbeteren, kunt zelfs als u vindt dat u over het algemeen worden georganiseerd, is uw document indienen en onderhoud procedures. U kunt urenlang op zoek naar belangrijke documenten als er niet een systeem in de plaats om ze te beheren. Met de mogelijkheid om het verkrijgen van de nodige documenten als je onder druk is van vitaal belang. Hoewel sommige werkplekken werkelijke fysieke bestanden hebben kunnen, de overgrote meerderheid van document indiening gebeurt op de computer.
Naamgeving
De naam van alle bestanden en mappen op een consistente wijze. Niet de naam sommigen van hen door datum en anderen door de naam van het project. Zorg ervoor dat elk bestand van een bepaald project iets unieks aan het project in de titel. Maak een hoofdproject map met een naam die gemakkelijk herkenbaar zijn. Verdeel deze map in submappen met duidelijke titels die u gebruiken kunt om de namen van degenen die werkzaam zijn op het of andere noodzakelijke dingen.
Opslaan
Soortgelijke documenten samen opslaan. Als u aan een bepaald project werkt, alle opslaan van de documenten in dezelfde basispagina map op uw computer. Dit is efficiënter en logische dan alle spreadsheets of alle afbeeldingen op te slaan in verschillende plaatsen. Wanneer u zijn versluiering met details, kunnen u in één muisklik zal nemen aan het project.
Inhoud
Voordat u begint met het indienen van documenten, even duren voordat de inhoud te beoordelen. Sla alle informatie die wordt verzonden naar u niet. Dit betekent meer tijd aan het zoeken door middel van onnodige dingen later. Als het document relevant zijn voor uw specifieke project is, opslaan. Als dat niet het geval is, wordt het verwijderen van uw computer.
Status
Afzonderlijke documenten die deel uitmaken van lopende werkzaamheden uit documenten die zijn voor voltooid werk en alleen ter referentie en records worden opgeslagen. Gebruik maken van uw mappensysteem. De huidige documenten opslaan op een gemakkelijk toegankelijke plaats, zoals het bureaublad van uw computer. Zodra het werk is voltooid, kunt u het verplaatsen naar de projectmap waarin u voltooid werk opslaan. Deze methode om te passen bij uw bedrijf passen.