Documentatie is nodig om uit te voeren van elk bedrijf, of het nu klein of groot, en het is een nuttige bron voor het bijhouden van transacties en projecten. Kleine bedrijven hebben vaak een heleboel kleine transacties, en het kan moeilijk zijn om spoor van verplichtingen en valideren van iedere transactie als ze niet zijn opgenomen in een gedefinieerde indeling. Omdat het helpt u controleren en evalueren van de voortgang van uw bedrijf, ondersteunende bewijs leveren, jaarrekening opstellen en de bron van inkomsten te identificeren, moet u documentatie over elk aspect van uw activiteiten.
Betekenis
Elke ondernemer of kleine bedrijven eigenaar moet voortgang van het bedrijf om ervoor te zorgen dat verschillende transacties en bewerkingen worden uitgevoerd zoals gepland. Goede documentatie biedt een compleet overzicht van een bedrijf en helpt u bij het maken van verbeteringen, als het bedrijf groeit. Bijvoorbeeld, moet u de budgetten voor bedrijfsprocessen documenteren. Vervolgens kunt u werknemer en bedrijfsprestaties op deze documenten gebaseerde evalueren. Uw evaluatie kunt u ontwerpen van nieuwe strategieën voor groei en identificeren nodig in bedrijfsprocedures en verbeteringen in de werknemersprestaties van de.
Permanente bestanden
Permanente bestanden zijn documenten die u voor een onbepaalde periode houden. Het gaat hierbij om bedrijfsbeleid, grafieken van rekeningen, verzekeringen, pensioen werknemersrecords en vastgoed records. Fiscale dossiers permanent houden. U kunt verleden records om u te helpen met de huidige fiscale rapporteert aan de Internal Revenue Service, en moet u mogelijk wijzigingen aanbrengen. Bijhouden van uw activa, zoals gebouwen en auto's in het permanent bestand voor zo lang als u de eigenschap. Als je van de eigenschap ontdoen te, moet nog steeds je documentatie van het voor nog eens vier jaar. Hebt u medewerkers, houden van voordeel en pension plan informatie voor onbepaalde tijd.
Beleidsbestanden
Het is cruciaal dat je beleidsbestanden om ervoor te zorgen handhaven dat het bedrijf zijn activiteiten overeenkomstig de ethische normen en de relevante wetten en verordeningen voert. Bijvoorbeeld, kan een werknemer handboek dienen als een beleidsbestand van de menselijke hulpbronnen. Waarschijnlijk bevat het vennootschappelijk verwachtingen voor het gedrag van de werknemer. Het kan ook bezighouden met het vennootschappelijk ethische beleidsrichtlijnen, aanpakken van de behoefte van de werknemers te handhaven van de integriteit, eerlijkheid, respect en eerlijkheid terwijl het uitvoeren van zakelijke activiteiten. Het bijvoorbeeld ook klant Servicebeleid die zich met de werknemersgroep houding ten opzichte van klanten bezighouden. Specifieke afdelingen of functionele gebieden behouden hun eigen beleid. Bijvoorbeeld, hebben de boekhouding en Financiën gebied beleid inzake de behandeling van de jaarrekening, einde van de maand sluitingen, Betalingsvoorstellen maken en naleving van de fiscale wetgeving.
Financiële administratie
Of u nu kiest voor zelfgemaakte spreadsheets, speciale software of een papieren transactie book, is financiële documentatie cruciaal voor uw bedrijf overleven. Zult u vele financiële records houden, en ze zal dienen als de ondersteunende documentatie voor zakelijke transacties. In het algemeen, zij omvatten payroll records, de contracten van de verzekering voor uw woning, en, als je een productie bedrijf, inventaris register. Ook moet u VA journaal en materiële vaste activa documentatie. Boeken van vorderingen en schulden, records aan gerelateerde aankopen en onkosten, bruto ontvangsten en werkgelegenheid fiscale administratie zijn eveneens essentieel.
Fiscale administratie
Moet u goede documentatie om nauwkeurige fiscale aangiften bestand aan het einde van de fiscale perioden. Relevante documenten en records bevatten ontvangsten, geannuleerde controles, detail van eigenschappen en investeringen, en andere documenten die kan dienen als bewijs van uw activiteiten. Hoe lang je deze records is afhankelijk van de informatie in de record. Bijvoorbeeld, als je binnen de termijn tot het dossier van een wijziging van de belasting, houden alle bewijsstukken voor dat amendement tot na het verstrijken van de periode. Houd er ook alle bewijsstukken tot de tijd verstrijkt waarin de IRS belastingen over uw inkomen kan beoordelen. Als u niet een terugkeer indienen, moet u de documentatie voor onbepaalde tijd te houden.