Zelfs in deze dagen van instant communicatietechnologie, zijn nog steeds algemeen formele zakelijke brieven geschreven. Er zijn allerlei redenen dat een persoon of bedrijf kiezen kan om te schrijven een brief in plaats van het verzenden van een e-mail of fax. Bij het verzenden van een zakelijke brief, moeten de drie grote delen--begin, Midden en einde--goed worden geschreven.
Begin
Het begin van de brief bevat informatie niet had rechtstreeks betrekking op de boodschap van de brief. De datum wordt weergegeven aan de bovenkant. De adressen van de afzender en de ontvanger worden getypt volgende; echter als afzender-adres wordt weergegeven in de koptekst of voettekst van de brief, hoeft het niet te worden getypt. Dit wordt gevolgd door de referentielijn--gezien als "RE:"--dat het deel uitmaakt van de sectie van het begin van de brief die betrekking op de letter's bericht heeft. Het geeft een overzicht van het bericht in één tot acht woorden. Daarna moet er een begroeting of aanhef aan wie de brief gericht is. Het bevindt zich doorgaans in de indeling van "Dear Sir:" of "Naar wie het kan zorg:" met een dubbele punt na de aanhef; persoonlijke brieven na de aanhef een komma gebruiken, maar zakelijke brieven altijd gebruiken een dubbele punt.
Midden
Het midden van de brief is meer algemeen bekend als de hoofdtekst van de brief. Het bevat de fundamentele boodschap. De eerste zin moet het introduceren van het onderwerp aangepakt. Details en punten van overweging komen volgende. Tot slot is er een conclusie. De hoofdtekst van de brief moet to the point en beknopt. Persoonlijke items of problemen tussen de afzender en de ontvanger moeten niet worden opgenomen als onderdeel van de zakelijke brief.
Einde
Er zijn een paar fundamentele elementen van een brief die haar einde vormen. Een afsluitende aanhef, zoals "Oprecht" of "Beste groet," past. Hieronder dat afdrukken u de naam van de afzender. Omvatten de afzender titel of op dezelfde regel als de naam of direct eronder. Laat ongeveer twee duim van ruimte tussen de afsluitende aanhef en de naam van de afzender; deze ruimte is voor de handtekening van de afzender. Als de afzender had iemand typt en voorbereiden van de brief, kan die persoon worden erkend onder de naam en de titel van de afzender. Er zijn verschillende manieren om dit te doen. De meest voorkomende manier is om de afzender initialen typt in hoofdletters worden weergegeven, typt u een slash (/) en typ de bereider van initialen (bijvoorbeeld ABC/def). Bijlagen moeten worden opgemerkt aan het eind van de brief. Typ het woord "Behuizing (3)" met de 3 wordt het aantal bijlagen opgenomen in de mailing.
Post de brief
De brief is netjes gevouwen om te passen perfect in een envelop van business-en kleinbedrijf. Bijlagen worden niet naar de letter geniet. Zakelijke brieven hebben de naam van de geadresseerde op de envelop getypt in plaats van handgeschreven. Veel bedrijven hebben voorbedrukte enveloppen ontworpen met een bedrijfslogo en adres. Dit zijn de meest professionele. Kleinere bedrijven kunnen stick-on voorgedrukte adresetiketten gebruiken. Deze zijn aanvaardbaar, net als getypte adressen. Handschrift wordt niet beschouwd als professionele en dient te worden vermeden.
