Een bedrijf onderhoudt een data room, hetzij fysiek of virtueel, voor het opslaan van gevoelige documenten voor Wapenschouwing tegen potentiële investeerders, de kopers of de fusiepartners. De documenten bevatten juridische en financiële informatie over het bedrijf, en andere niet-openbare informatie die nuttig kan zijn voor die herziening van de documenten als onderdeel van hun due diligence alvorens hun aankoop, fusie of overname besluit. Geen enkele set van regels bestaat met betrekking tot het bestuur van de vergadering van een data room of hoe deze gegevens kan worden geopend, maar er enkele algemene richtlijnen zijn.
Regels voor montage
De typen documenten die nodig zijn in een data room zal afhangen van het type van due diligence wordt uitgevoerd. De meest voorkomende is financiële due diligence voor potentiële investeerders of kopers. Financiële gegevens moeten omvatten financiële records voor de vorige 2 tot 3 jaar en de prognoses voor het lopende jaar. Juridische records moeten bevatten kopieën van alle contracten, overeenkomsten, patenten, intellectuele eigendom en eigendom documenten. Operationele documenten moeten bevatten een overzichten van operationele processen en een samenvatting van het businessplan. De gegevens kamer dient ook details van alle IT-systemen gebruikt, CV's van de belangrijkste werknemers en alle contracten van de werknemer.
Regels voor exploitatie
Als eenmaal de data room gemonteerd, duidelijke is moeten regels ook voor wie toegang heeft tot het en hoe het zal worden geopend. Iedereen die toegang tot de data room moet worden goedgekeurd door de verkoper of haar advocaten en moet een geheimhoudingsverklaring ondertekenen. Iedereen invoeren van de gegevens kamer moet in en uit worden ondertekend. Een schema moet worden gebruikt om ervoor te zorgen dat slechts één persoon of organisatie toegang heeft tot de kamer op een bepaald moment. De kamer zelf moet op een veilige plaats uit de buurt van de kantoren van het bedrijf. Kabinet van een advocaat, of zelfs een hotelkamer, wordt vaak gebruikt. Een lid van het bedrijf, of een advocaat, moet altijd aanwezig wanneer documenten worden onderzocht.
Virtuele Data Room regels
Om verschillende redenen, waaronder de kosten van het onderhoud en de beveiliging van een fysieke data room, is het steeds vaker voor bedrijven om virtuele datarooms. In een virtuele data room, al de gegevens moeten worden gecodeerd, zodat alleen degenen die de coderingssleutel krijgen hebben toegang tot de informatie. Software die wordt gebruikt bij het opzetten van een virtuele data room dient een manier om bij te houden die de kamer heeft benaderd en welke documenten die zij hebben onderzocht, en een manier voor potentiële investeerders of bieders aanvragen aanvullende documentatie te vragen voorleggen.