Plannen van een vergadering in Microsoft Outlook geeft u in de buurt van instant bevrediging--één e-mailbericht automatisch kunt toevoegen die bijeenkomst op de kalenders van alle uw ontvangers, evenals aanbod popup herinneringen en u vertellen wie beschikbaar is. Gewoon omdat het proces van e-mailen in Outlook zo veel sneller dan de reguliere post is, laat niet de normen van etiquette drop. De e-mail zal nog steeds worden gelezen-- en--door uw afnemers, beoordeeld en u niet wilt dat een vergadering geweigerd vanwege een schending van de etiquette.
Functie
Van zelfhulpboeken naar krantenkolommen advies, vragen over etiquette gesteld voor decennia, vaak met tegenstrijdige antwoorden. Hoewel er hele gidsen op de juiste etiquette wellicht bij de voorbereiding van gedrukte uitnodigingen voor vergaderingen, lijkt alle zin te vliegen uit het raam wanneer op uitnodigingen van de on line vergadering blijkt. Hoewel de Microsoft Outlook-software heeft vergaderverzoeken gestroomlijnd doordat massa e-mails en de planning controleren, is het nog steeds belangrijk en gunstig voor vergadering aanvragers afgeeft aan het handhaven van een hoog niveau van etiquette in het e-mailbericht zelf.
Bericht Etiquette
Een e-mail van Outlook is gemakkelijk te maken. U opent het bericht, typ een paar woorden, doorklikken naar de Planner van de vergadering, selecteert u een datum en klikt u op de knop "Verzenden". Als u een paar gedachten geven, echter kan naar de etiquette van die e-mail, het garner een hogere respons. Pakken de genodigden van de vergadering binnen de e-mail--zelfs als uw e-mail aan meerdere personen tegelijk gaat. Een eenvoudige "aan het personeel van de kwaliteitsborging" of "aan mijn teamleden" maakt het bericht lijken veel persoonlijker. Een excuus van "het is gewoon e-mail" zal niet steekhoudend als het bericht ook vol met typefouten, spelfouten en grammatica kwesties is. Wanneer u neem een paar momenten om te proeflezen uw bericht, toont het uw respect voor de geadresseerden van het bericht.
Off line Etiquette
Een andere categorie van etiquette met betrekking tot Outlook vergaderingen zorgen vergadering geadresseerden als ze niet voor hun Outlook-software. Outlook uitnodiging afzenders wilt misschien overwegen etiquette zoals het niet van plan een uitgebreide vergadering om 5 uur op een vrijdag of voor 8 uur 's morgens op de eerste ochtend terug na een drie-daagse weekend. Bijeenkomst planners kan ook willen overwegen genodigden bij de planning van de vergaderingen, zoals de wetenschap die overweegt om welke dag opstijgen of of werknemers al meerdere vergaderingen die dag. Unidirectioneel om te verminderen de kans op etiquette valkuilen is het gebruik van Outlook de Planner van de vergadering. U kunt in Outlook uw genodigden agenda's bekijken, zodat u weet altijd wie is gratis en wanneer.
Voordelen
Het belangrijkste voordeel van het gebruik van de juiste etiquette wanneer Outlook vergaderingen plannen is het verkrijgen van een antwoord aan uitnodigingen. Slechte etiquette kan resulteren in e-mail uitnodigingen worden verwijderd of, in sommige gevallen, geweigerd. Goede etiquette zet de Vergader- en de afzender van de uitnodiging, samen met de gastheer als ze twee verschillende mensen - in een gunstig daglicht.