De publieke perceptie van een bedrijf of een agentschap kan aanzienlijk worden beïnvloed door haar externe communicatie, terwijl de jobtevredenheid van de werknemers van de onderneming, gedeeltelijk haar interne communicatie hangt. Crafting een effectieve bericht of communicatiecampagne begint met een onderzoek van verschillende factoren.
Het beantwoorden van de hoofdvraag
In een wereld waar mensen worden overstelpt met duizenden berichten per dag, hun primaire vraag is vaak "Waarom moet ik me zorgen?" of "What's in it for me?" Effectieve communicatie maakt dit antwoord duidelijk op de lezer of luisteraar. Vraag uzelf af welke informatie zou voor u het belangrijkst als je een lid van het publiek en zorg ervoor dat uw materialen leveren deze gegevens. Benadruk de voordelen aan het begin van uw boodschap of materialen voor minder belangrijke informatie toe te voegen.
Vereenvoudiging
Houden van uw communicatie eenvoudig vergroot de kans dat het effectief zal zijn. Doel een zesde tot achtste-rang leesniveau voor schriftelijke materialen. Vermijd het gebruik van acroniemen, regelgevende voorwaarden of jargon. Woorden verwijderen als een gemiddeld persoon die je op straat gestopt niet wat hun betekenis weten zou. Bij het opstellen van schriftelijke materialen, houden van korte zinnen en breken kopie met koppen en afbeeldingen. Een pagina vol met tekst is niet aantrekkelijk voor potentiële lezers.
Methoden
Informatie ter beschikking stellen van klanten en medewerkers door een verscheidenheid van formaten. Persberichten, tekstberichten en e-mails kunnen communiceren urgente gegevens, terwijl de nieuwsbrieven kunnen een gepaste keuze voor de inhoud die is minder tijdgevoelige worden gebruikt. Een website is van vitaal belang voor communicatie met externe doelgroepen en een overzichtelijk Intranet waarin de inhoud van het nieuws en praktische middelen kunnen zeer nuttig zijn voor werknemers. Door videopresentaties kunt u een beroep doen op visuele lerenden en bieden nieuwe perspectieven of details. Bijeenkomsten met medewerkers of het publiek biedt face-to-face interactie die kan bouwen geloofwaardigheid en publiek gewaardeerd voelen.
Actualiteit
Informatie die uw klanten wilt weten, moet zo spoedig mogelijk worden meegedeeld. Wanneer uw publiek informatie uit de media in plaats van direct van uw organisatie leert, kan er een perceptie die u wilde verbergen van de informatie of die u echt niet de zorg over uw publiek. De Centers for Disease control notities in de crisis communicatie handboek dat twee van de meest ernstige een organisatie fouten maken kunnen bij de communicatie met de belanghebbenden zijn het verstrekken van informatie die is te weinig en te laat of komende over als arrogant en niet waardering stakeholders. Deze gedachten zijn samengevat in een agentschap slogan: "Wees eerst. Recht zijn. Geloofwaardig zijn."
Transparantie en frequentie
Werknemers en het publiek zijn vaak achterdochtig van bedrijven en overheidsinstellingen, maar u kunt het opbouwen van vertrouwen door het verhogen van de transparantie van uw berichten. Leidinggevenden moeten komen met slechte nieuws en bereid zijn te betreuren de die ze zich voelen over moeilijke omstandigheden. Delen van de redenering achter moeilijke beslissingen kan bouwen ook begrip.
"Wanneer u onthullen schadelijke informatie je hoefde niet te onthullen, verdient u een reputatie voor transparantie," zegt Peter Sandmann, een risico expert en corporate communicatieadviseur. "Mensen beginnen op te merken dat wanneer je iets fouts doet, je zegt Hieruit volgt dat wanneer u niet te dat zeggen je niet iets fouts doet."
Klanten en medewerkers moeten niet alleen horen van u wanneer het nieuws slecht is. Een maandelijkse nieuwsbrief of driemaandelijkse bijeenkomsten kunnen houden medewerkers geïnformeerd over de activiteiten van de onderneming, terwijl artikelen op de website van de vennootschap en opt-in e-mails klanten houden in de lus.
