U zult controle van de reiskosten van uw medewerkers en moreel problemen te voorkomen als u een reis-kosten en vergoeding-beleid maken en in uw Medewerkershandboek opnemen. Zelfs als uw medewerkers niet proberen te glijden om het even wat door u, kunnen ze meer geld dan nodig als u niet hen een lijst met parameters geven te volgen wanneer ze reizen op bedrijf besteden.
Vereisen een verzoek
Een van de belangrijkste criteria op te nemen in een beleid voor zakenreizen is te vragen van werknemers een reizen begroting aanvraag indienen voordat ze vertrekken. Ze weet niet al hun kosten, maar ze moeten weten waar ze zullen uitgeven van geld, zoals op passagierstarief, appartement, parkeerplaats, taxi's, maaltijden en tips. Maak een formulier voor werknemers te gebruiken om te verzoeken hun reisbudget, welke nummers ze vooraf kunnen, in te vullen en vereisen dat zij hun verzoek schriftelijk goedgekeurd door hun leidinggevende krijgen.
Boek door medewerkers van reizen en verblijven
Als u medewerkers hun eigen vluchten en accommodaties boek laten, misschien ze geneigd zijn te gebruiken, luchtvaartmaatschappijen en hotelketens die hen bonuspunten die ze kunnen inwisselen voor persoonlijk gebruik later, in plaats van de goedkoopste opties geven. Ook verliest u reizen punten en creditcard bonuspunten wanneer u medewerkers laten boek reizen in hun eigen namen. Afhankelijk van uw situatie, een lid van uw administratieve of menselijke hulpbronnen personeel boek alle reizen en verblijven. Medewerkers dienen aangewezen luchtvaartmaatschappijen en hotelketens en bieden hen de mogelijkheid om te betalen voor het gebruiken van hun keuzes het verschil te laten. U kunt werknemers boek eigen vluchten en hotels in hun eigen namen na uw kantoor heeft de regeling goedgekeurd als u niet dat de punten wilt kunt verdienen gratis vluchten en overnachtingen het bedrijf later kunnen gebruiken. Communiceren de IRS regels met betrekking tot werknemers gratis te houden reis awards.
Vereisen van ontvangsten
Het is handig voor werknemers een aangifte van de creditcard met al hun kosten als bewijs van hun reiskosten in te dienen, maar verklaringen laat u zien wat de werknemer daadwerkelijk besteld. Bijvoorbeeld, als u een verklaring van de creditcard om te controleren of de kamer kost accepteert, weet u niet als dat kamer wetsvoorstel opgenomen minibar objecten, films, cadeauwinkel koopt, Roomservice of persoonlijke telefoongesprekken. Dat medewerkers een per diem voor kleine bedragen, zoals tips of cabine tarief, zodat ze niet hoeft te houden van ontvangsten voor kleine hoeveelheden.
Set maaltijd Per Diems
Limiet de hoeveelheid geld werknemers kan besteden aan maaltijden per dag met behulp van een vast dagelijks bedrag, of per diem. Wijziging dit bedrag afhankelijk van de stad een werknemer bezoekt, gebaseerd op de kosten van levensonderhoud in verschillende steden als u medewerkers wilt verzenden naar een locatie die u weet zal zijn erg duur.
Maak een formulier terugbetaling
Maak het gemakkelijk voor medewerkers om hun terugbetaling aanvraag indient en er voor uw boekhoudafdeling te houden van reiskosten door een kosten vergoeding formulier te maken. Als u ontvangsten niet aanvraagt, kunt u een on line formulier werknemers kunnen invullen. Heb elke terugbetaling verzoek hun vooraf goedgekeurde begroting Reisaanvraag getoetst en goedgekeurd door een supervisor.
