De persoonlijke gegevens vermeld op een ingevuld formulier dat w-9 is noodzakelijk voor payroll verwerking en betaling rapporteert aan de Internal Revenue Service. Als een beste praktijk, aanvragen van een voltooide W-9 op de eerste dag van uw werknemer van werk en een W-9-verzoek verzonden naar elke nieuwe aannemers. Als een aannemer niet zal voldoen, sturen een formele brief met een verzoek van het aangename maar vastberaden om een ingevuld formulier.
Formulier W-9 Basics
De W-9 van een formulier is een IRS-document dat de gegevens van een belastingplichtige naam, adres, federale belasting indeling, en sofi-nummer of werkgever identificatienummer. De IRS mandaat geen dat bedrijven W-9s op bestand houden. Bedrijven zijn echter vereist om te verzamelen en het verslag van de persoonlijke gegevens vermeld op het formulier voor alle medewerkers en contractanten ze betalen meer dan $600 per jaar. Het verzamelen van een W-9 is een handige manier om dat te doen. Vanwege dit moet een bedrijf een W-9 op bestand voor elke werknemer en de aannemer.
Aanvragen van een W-9
Om ervoor te zorgen u een W-9 van alle werknemers verzamelen, omvatten de vorm van een W-9 in de verplichte eerste dag papierwerk voor nieuwe aanwervingen. Vereisen nieuwe werknemers om te voltooien van alle papierwerk op site en terug te sturen naar een vertegenwoordiger van de menselijke hulpbronnen aan het einde van de eerste dag.
Als u een nieuwe aannemer of leverancier verwerven, moet u een formulier W-9 met de eerste opdracht. In een brief van W-9 verzoek, vraag uw leverancier om te voltooien en het formulier zo spoedig mogelijk terug. Overweeg de implementatie van een beleid ter betaalt alleen leveranciers met een geldige W-9 op bestand en noteer dit beleid in de brief van het verzoek.
Opvolgen
Als u problemen ondervindt bij het verkrijgen van een voltooide W-9 uit het werknemers of aannemers, tactvol maar stevig communiceren dat het W-9 noodzakelijk is, voordat de betaling kan worden overgegaan. Aan werknemers wordt uitgelegd dat de informatie op het formulier nodig voor het verwerken van payroll en geven hen salaris is. Als een leverancier niet terug de W-9 binnen een week of twee, een brief tweede verzoek te volgen. Hebt u een gedocumenteerd beleid in plaats, herinneren de leverancier dat u hen zonder het formulier in ons bestand niet kan betalen. De IRS vereist u een formele aanvraag voor een W-9, dus houd een kopie van deze brief op bestand.
Geen W-9
Hebt u niet een W-9 voor een leverancier aan het einde van het jaar, wilt u nog een rapport van de betalingen aan de IRS. Voltooien en verzenden van een formulier 1099-MISC voor de aannemer en het sofi-nummer invult. De IRS zal reageren met een bericht dat het aantal, die u moet doorgeven aan de contractant samen met een bericht ontbreekt van de inhouding van de back-up en een ander exemplaar van een W-9. U bent verplicht om zich te onthouden van belastingen van toekomstige betalingen aan deze aannemer--momenteel de inhouding bedraagt 28 procent-- en de contractant een vergoeding van $50 van de IRS zal oplopen.
