Het beheren van Project-documenten



Door bij te werken, opslaan, opslaan en delen van documenten, medewerkers werken aan een project kunnen toegang tot de meest recente informatie. Beheer van documentatie is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat leden van het projectteam niet werk dupliceert, zodat projecten krijgen voltooid sneller en efficiënter.

  • Het vaststellen van een datum stempel naamgeving bestandsindeling. Op drukke projecten documentatie wordt dagelijks bijgewerkt en documentatie kan worden verloren als niet goede, genoemd door de oprichting van een datum bestandsnaam opslaan formaat teamleden gestempeld vindt de meest recente projectdocumentatie. Het formaat zou gebruiken het jaar, de maand en de dag het document het laatst is opgeslagen: "bestandsnaam-YYYYMMDD.ext". Een voorbeeld van een document met een laatste Bewaar datum van 19 juni 2010 zou worden opgeslagen als "bestandsnaam-20100619.ext". Als documenten worden bewerkt en meerdere malen per dag opgeslagen, een tijdstempel toevoegen aan de bestanden met de extensie; volgens fossiele-scm.org, tijdstempels aan kunnen worden toegevoegd de datumstempel als volgt: JJJJMMDD-UUMMSS; UU voor het uur, MM de minuten en SS voor de tweede.

  • Documenten opslaan in dezelfde maplocaties. Documentatie opslaan in dezelfde map met een bestand besparende formaat kunnen teamleden te verzamelen van de meest recente documentatie om te bewerken of bekijken.

  • Heb één persoon documenten bijwerken. Als teamleden niet kunnen het bestand besparende formaat goed te volgen of constant updates van documenten verliezen, kan dit probleem oplossen door het hebben van één persoon update documentatie. Het proces zou voor alle updates van documenten om te gaan door middel van één toegewezen persoon die zou verzamelen en bijwerken van alle documentatie voor teamleden te herzien.

  • Organiseren van documentatie door projectfasen. Projecten die worden uitgevoerd voor een langere periode van tijd hebben meerdere fasen, zodat een doeltreffend document management-methode voor het organiseren van documentatie aan projectfasen is.

  • Documentatie gerangschikt op projecteisen. Complexe projecten hebben aanzienlijke eisen, zodat beheer van documentatie op basis van projecteisen zal helpen bij het organiseren van de projectdocumentatie op basis van vereisten. De verschillende product-voorschriften worden vastgesteld binnen de projectmap en plaats uw ondersteunende documenten in deze mappen, en sorteren van de documenten op de opmaak van het bestand besparende.

  • Software gebruiken voor het beheren van Projectdocumenten. Handmatig beheren van documentatie kan worden overweldigend vanwege de hoeveelheid documenten wilt kunnen bijwerken, de verschillende naamgeving conventies en locaties. Met behulp van software voor het beheren van de projectdocumentatie kunnen gemakkelijker en de software zal de revisies beheren, illustreren updates zorgen documentatie niet wordt bijgewerkt op hetzelfde moment. Document beheer en samenwerking software voorbeelden zijn Microsoft SharePoint voor midden tot grote bedrijven; Aconex voor bouw en engineering van projecten; en OpenDocMan kostenloos documentbeheer.

  • Maak regelmatig een back-up maken van documenten. Onderdeel van documentbeheer is ervoor te zorgen dat documentatie is regelmatig een reservekopie maken. Back-up van uw documenten zorgt ervoor dat zelfs als documentatie verloren is, deze kunnen worden hersteld.

  • Beveilig documentatie met verschillende toegangsniveaus. Onderdeel van documentbeheer is de beveiliging van documenten van verschillende gebruikers door middel van een niveau van toegang tot lezen, schrijven, verwijderen, of alle drie. Dit toegangsniveau kan worden vastgesteld in het document door het document op te slaan als lezen, lezen en schrijven. Deze opslaan functie wordt gedaan met behulp van de functie "Opslaan als" in het document.

Gerelateerde Artikelen

Het beheren van een projectbudget

Het beheren van een projectbudget

Eigenaren van kleine bedrijven en werknemers vaak gaan deelnemen aan projecten van beperkte omvang en duur waarvoor ze werken binnen een budget. Hoewel het lijkt misschien een eenvoudige taak om naar te kijken het geld u bent tijdens een project, hoe
Procedures voor het plaatsen van project

Procedures voor het plaatsen van project

Project aanbestedingen is aan- of verkoop van producten of diensten voor het uitvoeren van diverse werkzaamheden, zoals gedefinieerd in de project-documenten. Er zijn verschillende stappen om ervoor te zorgen dat dit goed gebeurt. Volgens de wereldwi
Het beheren van uw emoties

Het beheren van uw emoties

Controle van uw emoties door te identificeren hoe je je voelt en technieken om uw aandacht verschuiven dienst. Sterke emoties kunnen verlangen omleiden uw aandacht van de onmiddellijke situatie, terwijl minder overwhleming situaties kunnen worden beh
Het beheren van een drukke levensstijl

Het beheren van een drukke levensstijl

Een drukke leven hoeft niet te worden harried, haastige en stressvol. Leren hoe te prioriteren uw schema en to-do lijsten terwijl loslaten van hen geestelijk aan eind van de dag zorgt ervoor dat u zult kunnen houden met de levensstijl dat zonder jeze
Het beheren van een website met Dreamweaver

Het beheren van een website met Dreamweaver

Zonder de juiste hulpmiddelen, kan het bijhouden van alle pagina's, afbeeldingen, links en andere onderdelen van een website worden een complexe taak. Dreamweaver 3.0 kunt weergeven van een kaart van alle pagina's in een site en helpen u bij het behe
De beste Online Tools voor het beheren van uw beleggingen

De beste Online Tools voor het beheren van uw beleggingen

Inzicht en het bijhouden van persoonlijke financiën als we zijn van plan voor de toekomst bewijst uitdagend voor velen van ons. Toezicht van vergoedingen, evaluatie van risico's en zoeken naar groeimogelijkheden kunnen laten een persoon zwemmen in tw
Het beheren van Manpower

Het beheren van Manpower

Effectief beheer van degenen die voor u werken is een belangrijk onderdeel van het runnen van een succesvol bedrijf. Iedereen heeft om het verrichten van de taken van zijn functie-omschrijving consequent in om doelstellingen te bereiken, zoals u zelf
Het beheren van lintworm geneeskunde aan een kat

Het beheren van lintworm geneeskunde aan een kat

Katten kunnen het contract van een intestinale parasiet bekend als Dipylidium, een soort lintworm, door het inslikken van vlooien. Een lintworm infectie heeft potentieel invaliderende effecten op uw kat en vereist gespecialiseerde medicatie worden be
Het beheren van een kleine nalatenschappen landgoed

Het beheren van een kleine nalatenschappen landgoed

Staat wetten in het rechtsgebied waar de doods overleed bepalen de wetgevingen moet worden toegepast in probate Hof. Specifieke titel overdracht kwesties worden beheerst door de wetten van de staat waar de eigenschap van het landgoed bevindt. Een ken
Het beheren van al uw sociale Accounts vanaf een Website

Het beheren van al uw sociale Accounts vanaf een Website

Voor het beheren van meerdere sociale rekeningen in één keer kunt u een website van derden. Door omhoog te ondertekenen met een site zoals Hootsuite, Alternion, SocialOomph of OneAll (links in middelen), kunt u verschillende gratis diensten om u te h
Het beheren van klysma 's

Het beheren van klysma 's

Klysma's kunnen worden gebruikt voor het verlichten van constipatie, reinigen van de darmen voor medische procedures en voor het boeiende in intieme relaties waarbij de anus en de endeldarm. Wanneer correct zelf toegediend of toegediend met een partn
Het beheren van arbeid procent in een Restaurant

Het beheren van arbeid procent in een Restaurant

Restaurant arbeidskosten moeten nooit boven de 30 procent van de totale verkochte hoeveelheid. Leren hoe te het beheren van de kosten van arbeid, kan het verschil tussen succes en mislukking betekenen. Meer dan 50 procent van de restaurants niet in h
Het beheren van bladwijzers met Internet Explorer

Het beheren van bladwijzers met Internet Explorer

De mogelijkheid om uw favoriete websites opslaan op een Internet-browser heet bookmarking. Wanneer u een bladwijzer voor een website, toevoegt u de URL aan een lijst met favorieten die u kunt verwijzen naar opnieuw en opnieuw wanneer die je wilt om z
Het beheren van een bakkerij

Het beheren van een bakkerij

Bij het beheren van een bakkerij er zijn verschillende aspecten van het bedrijf dat het mandaat van de uiterste zorg en wanneer ze zijn allemaal goed verzorgd, uw bakkerij kunnen floreren. Van de vorming van een effectief lijn van communicatie tussen