De opslag van het dossier van de Internet geeft u vele voordelen over lokale opslag, zoals online back-ups, toegang vanaf andere locaties en gemakkelijk bestanden delen met andere mensen. Google Docs kunt maken en delen van elk type van Google Doc-bestand, zodat u en anderen eenvoudig aan hen online zonder het ongemak samenwerken kunnen van het e-mailen bestanden aan elkaar of voortdurend bestanden uploaden en downloaden. Terwijl u kunt het verzenden van een e-mailuitnodiging aan een adres voor het delen van een bestand, moeten ontvangers beschikken over een Google-account om daadwerkelijk toegang tot het document.
Log in op uw Google Documenten-account en zoek het document dat u wilt delen.
Open de "Share"-optie. Als u het document zelf bekijkt, klikt u op de blauwe "Share" knop in de buurt van de bovenkant van het document. Als u de bestandslijst van uw document in Google Docs bekijkt, schakel het selectievakje naast het document dat u wilt delen en klik vervolgens op de "Meer" drop-down menu in de buurt van de top; u kunt er 'Delen' en vervolgens 'Deel' weer.
Selecteer de persoon of personen die u wilt delen van het bestand met. U kunt de "Kies uit contacten" klikken om een ander venster openen en Selecteer contactpersonen uit uw adresboek, of u kunt beginnen met het typen van een naam of e-mailadres uit uw adresboek en dat iemands contact informatie wordt automatisch ingevuld. Een andere optie is om individuele e-mailadressen gescheiden door een komma typt.
Klik op het drop-down menu aan het recht van elke persoon die u het bestand met deelt een van drie toegangsprivileges opgeven. "Kunt bewerken" kan geadresseerden te bekijken en veranderen van het document, alsmede opmerkingen die niet daadwerkelijk van de inhoud van het document veranderen toevoegen. "Kan commentaar", kunt u alleen geadresseerden die u wilt bekijken van het document en opmerkingen toevoegen aan het. "Kunnen bekijken", kunnen geadresseerden het document bekijken maar niet bewerken of opmerkingen toevoegen.
Klik op "delen & opslaan" delen van het document.
- Wanneer u klikt op de "Share & opslaan" knop Google Docs geadresseerden stuurt automatisch een e-mail met betrekking tot het delen van bestanden. De e-mail kunt u uitschakelen door het selectievakje naast de optie "Stuur mensen via e-mail" verwijderen. Dit betekent dat de mensen die u het bestand met delen bereikbaar door in te loggen op hun account van Google Docs, maar zij zal niet ontvangen een e-mailbericht over het delen van bestanden.
- U kunt de instellingen voor gedeelde documenten wijzigen wanneer je maar wilt door het document opnieuw te controleren en te klikken op "More", vervolgens "Delen", dan "Share" net zoals je deed toen aanvankelijk het opzetten van delen. Hier kunt u gebruikers toegangsrechten of klikt u op de "X" naast hun namen hun toegang geheel verwijderen.
- Als u bewerken toegang aan een andere gebruiker verleent, kan die persoon veranderen om het even wat bij allen binnen het document, dus je die persoon moet met privileges bewerken vertrouwt. Als iemand ongewenste wijzigingen, kunt u altijd open het document en klik op "Bestand" binnen Google Docs en selecteer vervolgens "Revisiegeschiedenis zien" in het resulterende submenu. Een vak verschijnt met eerdere versies van het document dat u naar terugkeren kunt.
- Gebruikers met bewerkingsprivileges kunnen ook delen van het document met anderen, zodat u vertellen mensen willen met privileges te bewerken, of u laten delen van het document wilt of niet. Gebruikers met enige commentaar of weergave rechten delen niet het document zonder specifiek verzocht om toestemming van de eigenaar van het document.
