Microsoft Office Communicator is een instant messaging applicatie ontworpen voor de zakelijke gebruiker. Office Communicator heeft vele functies die zijn opgenomen in instant messaging consumententoepassingen zoals AOL Instant Messenger en Windows Live Messenger (eerder MSN Messenger). Office Communicator volledig integreert met andere Microsoft Office-producten, en biedt ook gebruikers met bureaublad delen mogelijkheden. Tijdens het gesprek met een andere gebruiker, kunt u een bureaublad in Office Communicator in een messaging venster delen.
Klik op "Start" en klik op "Microsoft Office Communicator" om te openen de instant messaging-toepassing. Klik op de knop "Inloggen" en het teken in de toepassing met een geldig e-mailadres. De ronde statuscontrolepictogram in de Communicator-interface zal gloeien en een melding wordt weergegeven wanneer een succesvolle verbinding met de Microsoft Exchange-server wordt gemaakt.
Dubbelklik op een contactpersoon in de "Alle contacten" of "Huidige gesprekken" lijst in het venster van Communicator. Een messaging venster wordt geopend. Starten van een gesprek met de contactpersoon en de andere gebruiker aangegeven dat u uw bureaublad delen. (De ontvanger moet het accepteren van de verbinding.)
Klik op de knop delen op de bovenste navigatiebalk van het berichtvenster. De knop delen is de tweede knop op de bovenste balk en een hand met een computerscherm wordt de knop weergegeven. Er verschijnt het menu "Delen".
Klik op 'Share Desktop' in het menu delen. Een gemarkeerde Grenspaal rond uw bureaublad scherm zal verschijnen en wordt een melding verzonden naar de ontvanger dat u vraagt naar uw bureaublad delen. Instrueer de gebruiker Klik op de melding om de uitnodiging te accepteren. Uw bureaublad verschijnt op het scherm van de geadresseerde. Geopende programma's en documenten om aan te tonen van visualisaties aan de ontvanger.
Klik op de "X" in de rechter bovenhoek van het deel venster om te sluiten van het venster en de gedeelde verbinding verbreken.