U kunt Excel gebruiken om gegevens voor accounts te houden. Als u een klein bedrijf uitvoert en alleen hoeft om eenvoudige boekhouding bij te houden, kan vervolgens Excel uw behoeften boekhouding. U kunt een werkblad in Excel die in het bezit van de gegevens over één rekening in elke rij instellen.
Wat die u nodig hebt
- Excel
Selecteer de gegevens die u wilt bijhouden voor uw accounts. Voordat u een werkblad voor het bijhouden van rekeningen instellen kunt, moet u weten welke informatie u wilt bijhouden.
Rij 1 gebruiken als koppen voor elk item dat u wilt bijhouden voor elke account. Bijvoorbeeld accountnaam, factuurdatum, factuurbedrag en andere koppen in rij 1.
Opmaken van rij 1. De opmaak van rij 1 te scheiden van de koppen van de accountgegevens wijzigen. Om dit te doen, klikt u op het nummer naast de rij 1, waarin wordt gewezen op de hele rij. Toevoegen uw opmaak, zoals vet, centreren en een grijze achtergrond.
Het bevriezen van de koprij. Gebruik de functie van de deelvenster bevriezen zodat uw rubrieken altijd aan de bovenkant van de accountgegevens verschijnen zal.
Klik op de nummer twee naast rij 2 tot en met de eerste rij onder de koppen markeren in Excel 2007. Klik op de titels View tab. Klik op blokkeren en vervolgens bevriezen boven rij.
Klik op de nummer twee naast rij 2 tot en met de eerste rij onder de koppen markeren in Excel 2003. Klik in de menubalk op venster > titels blokkeren.Typ in de gegevens voor elke account. Gebruik één rij voor elke account, intoetsen van de informatie die moet overeenkomen met de informatie van de kop.
Instellen van formules. Bijvoorbeeld, als u wilt bijhouden hoeveel geld een klant u verschuldigd is, het opzetten van een formule om dit bedrag voor u berekenen. Zie de volgende sectie voor instructies over hoe dit te doen.
How to Set Up formules naar Track rekeningen
Beslissen welke formules die u wilt instellen. Bijvoorbeeld, als u bijhouden van hoeveel geld is verschuldigd op een account wilt, kunt u instellen een formule voor Excel te doen de berekening voor u.
Selecteer een kolom voor het bijhouden van het bedrag van de factuur naar een klant verzonden. Voor dit voorbeeld voert u het bedrag verschuldigd in cel C2.
Selecteer een kolom voor het bijhouden van het bedrag van de klant ontvangen. Voer het bedrag in cel D2 kreeg voor dit voorbeeld.
Selecteer een kolom weer te geven van het bedrag dat de klant nog steeds is verschuldigd. Klik voor dit voorbeeld op cel E2.
Typ in de formule voor het berekenen van het verschuldigde bedrag. In dit voorbeeld, type "= C2-D2"; Druk vervolgens op Enter. Als u de variabelen in de cellen C2 en D2, Excel berekent automatisch het bedrag verschuldigd met de bijgewerkte gegevens.
Kopieer de formule voor alle accounts. Als u op cel E2 klikt en sleep met de muis door de kolom, dan is deze formule zal worden toegepast in die kolom op alle accounts.
Maak de cellen om valuta weer te geven. Om dit te doen, selecteert u de cellen, klik met de rechtermuisknop, Selecteer cellen opmaken, klikt u op het tabblad getal, klik op valuta en klik vervolgens op OK.
How to Set Up een totaalbeeld van de rekeningen
De waarde van het hebben van een globaal beeld van de status van uw accounts te erkennen. U kunt Excel instellen om u te tonen hoeveel geld is verschuldigd aan u van alle rekeningen. Excel zal het werk voor u doen, dus u niet hoeft naar deze informatie zelf berekenen.
Klik op Blad2 aan de onderkant van het werkblad. Dit zal het activeren van een ander werkblad in de werkmap.
Typ in de wereldwijde gegevens die u wilt bijhouden. Gebruik één cel in kolom A voor elk stukje informatie dat u wilt bijhouden voor alle accounts.
In kolom B overeenkomt instellen van een formule voor de informatie die u bijhoudt die met de kolom A. Voor het gebruik van het bovenstaande voorbeeld, kunt u het bedrag van alle facturen verzonden aan alle klanten door te typen "= som (Sheet1! C:C) "en druk op Enter. Het bedrag nog verschuldigd van alle klanten in het bovenstaande voorbeeld wordt weergegeven door te typen "= som (Sheet1! E:E) "en druk op Enter.
Maak de cellen om valuta weer te geven. Om dit te doen, selecteert u de cellen, klik met de rechtermuisknop, Selecteer cellen opmaken, klikt u op het tabblad getal, klik op valuta en klik vervolgens op OK.
- Als u niet bekend met Excel-formules bent, kunt u overwegen nemen van een eenvoudige Excel-klasse of aankoop van een boek over Excel u door het proces van het definiëren van formules in Excel lopen.
- Hoewel Excel kan nuttig zijn bij het bijhouden van een klein aantal computeraccounts voor kleine bedrijven, is het geen vervanging voor bedrijfssoftware. Een Excel-werkblad niet kan voldoen aan uw behoeften voor het bijhouden van rekeningen, overweeg het downloaden van een gratis versie van QuickBooks voor het bijhouden van uw rekeningen.
