Hebt u een kinderdagverblijf of andere kinderopvang faciliteit, is het belangrijk om bij te houden van de aanwezigheid van ieder kind die momenteel wordt ingeschreven. De hulpprogramma's in Microsoft Excel maakt het relatief eenvoudig voor leerkrachten en school beheerders voor het bijhouden van aanwezigheid van kinderen--of u wilt bijhouden door de week, maand of jaar. Afhankelijk van hoe u de werkbladgegevens wilt weergeven, kunt u grafieken en diagrammen te vertegenwoordigen de aanwezigheid of afwezigheid van elk kind in uw faciliteit van de opvang.
De sjabloon maken
Open een nieuwe Excel-werkmap met 13 werkbladen. U kunt werkbladen toevoegen door te klikken op de tabs aan de onderkant van de pagina. Elk afzonderlijk werkblad moet een maand, met het uiteindelijke werkblad gebruikt voor jaar-to-date tabulaties vertegenwoordigen.
De cellen van C1 naar AI1 samenvoegen. Typ de naam van de maand, gevolgd door het jaar in de samengevoegde cel. De tekst centreren, de lettergrootte en vet van de letters het opschrift om zichtbaar te maken. Het toevoegen van kleur of andere ontwerpelementen uw voorkeur aan te passen.
Typ de kop "Achternaam" op het gebied van de A2 en "Voornaam" op het gebied van de B2. Controleer de tekst opvallen door het lettertype vet te maken en de tekst te vergroten.
Een laatste kolom toevoegen aan het eind in cel AJ1 te tabelleren automatisch het aantal afwezigheden voor de maand. Deze kolom wordt de voorwaardelijke opmaak gebruiken om te bepalen hoeveel dagen elk kind afwezig is geweest.
De datums van de maand invoegen in de kolommen tussen C2 en AI2. Arcering toepassen op feestdagen en tijdens het weekend wanneer u aanwezigheid records niet zal nemen.
Type elk kind de eerste en laatste naam in de rijen onder de desbetreffende kolomkoppen. Sorteren van de informatie door de laatste naam, klasse, of een combinatie van beide.
Kopieer en plak deze sjabloon in alle 12 werkbladen. Nog steeds moet u echter de gegevens op elk werkblad aanpassen door het veranderen van de kop naar de juiste maand en de datums voor het juiste aantal dagen in de maand worden bijgewerkt.
Een code voor het invullen van de opkomst-record maken. Misschien, "P" voor huidige en "A" voor afwezig.
Een formule invoegen in de maand-to-date kolom automatisch tabulate hoeveel afwezigheden elk kind heeft per maand. Als u "A" gebruikt voor afwezig, de formule voor het eerste kind is: aantal.als ($C3: $CAI3, "A"). De formule gemengd-cel kan dan worden gekopieerd en geplakt aan elke rij in de kolom.
De bovenstaande formule wordt ervan uitgegaan dat C3 de eerste post van de maand voor het eerste kind van de lijst op het werkblad is. Wijzig de formule zo nodig zodat de geselecteerde velden omvat het gehele datumbereik voor de maand.
Kopieer de formules naar elk van de 12 werkbladen. Controleer de formules om ervoor te zorgen dat ze correct zijn.
Kopieer en plak de eerste en laatste namen van de kinderen in het laatste werkblad als u wilt het aantal afwezigheden tabulate in de loop van het jaar. Zorg ervoor dat u desbetreffende rubrieken, indien nodig.
Classificatie van het jaar tot datum som
Een formule maken om te tabelleren het aantal afwezigheden voor elk kind op het kinderdagverblijf faciliteit. Als u wilt maken van de formule, voer "= som ("in het veld year-to-date voor het eerste kind op de lijst.
Klik op het eerste werkblad en klik op de maandelijkse totaal voor het eerste kind op de lijst.
Houdt u de SHIFT-toets op uw toetsenbord ingedrukt en klik op het werkblad de laatste maand. Klik op de maandelijkse totaal voor het eerste kind op de lijst en druk op ENTER. De formule ziet er iets als: "= som ('januari: December'! AI3)."
Exemplaar en voorbij de formule in de jaar-to-date kolom voor elk kind op de lijst.
- Om te kopiëren en plakken van de formules correct, moeten alle namen in precies dezelfde volgorde. Wilt u het hele jaar ter verantwoording voor inkomende studenten namen toevoegen, moet u de formules, desgewenst aanpassen.
