Microsoft Word bevat alle hulpmiddelen die nodig zijn voor het maken van een professioneel uitziende gebruikershandleiding. Leerzaam kwaliteitsinhoud weliswaar belangrijk zijn, het succes van het handboek hangt grotendeels af van hoe goed u Word hulpmiddelen gebruiken en hoe goed u van plan bent uw document tevoren.
Stijlen aanpassen
Stijlen bepalen de vormgeving van alle tekst, zodat u tevoren moet beslissen welke grootte, kleur en gedrag u voor de gebruikershandleiding lettertypen wilt. Het is belangrijk dat u dit doet voordat u erop schrijven gaat, want als u zich later over een bepaald lettertype bedenkt, u alleen hoeft de stijl eenmaal in plaats van honderden pagina's van tekst wijzigen. Het zal ook helpen u uw inhoudsopgave later maken. Microsoft Word bevat ingebouwde opmaakprofielen voor een aantal van de meest voorkomende documenten, maar voor iets zo uitgebreid als een handleiding, moet u uw eigen stijlen aanpassen.
Open het tabblad Start om te zoeken naar het deelvenster Stijlen zichtbaar vanaf het lint. Met de rechtermuisknop op een stijl die is vergelijkbaar met degene die u maken wilt, zoals "Titel" of "Kop 1" en selecteer "Wijzigen". Naam van de stijl met behulp van een naamgevingsconventie die zet al uw gebruiker handleiding stijlen samen, zoals "UM_Chapter." De stijlen aanpassen aan uw handleiding bewerken. Selecteer de "stijl voor volgende alinea,", die is het lettertype dat u wilt hervatten nadat u op "Enter". De meeste stijlen van de kop, bijvoorbeeld worden gevolgd door "normale" of "lid" stijlen. Klik op "OK" als u wilt uw nieuwe stijl opslaan.
Kopteksten, voetteksten en pagina nummering instellen
Het volgende ding om te doen voordat de inhoud toe te voegen is te passen uw kop- en voetteksten op te nemen de documentnaam, de versie en het paginanummer. Open het tabblad invoegen en selecteer in de koptekst, voettekst of paginanummer drop-down menu's. Bent u niet gelukkig met de ingebouwde opties, u anderen van Microsoft kunt downloaden of kunt u klikken op "Bewerken..." om aan te passen. Beginnen met de paginanummering bij hoofdstuk 1. Dit houdt de nummering met de werkelijke inhoud en negeert het voorblad en de inhoudsopgave.
Bereiden van pagina-indeling
Voor een niet-technische algemeen gebruik handleiding, zou u de titels van de hoofdstukken die vooruitgang met de gebruiker. Een speeltje wellicht een eerste hoofdstuk genaamd "Assembling the Product" gevolgd door een hoofdstuk genaamd "Het gebruik van het Product." Wanneer u een technische handleiding schrijft, is de Conventie voor hoofdstukken echter meestal gebruiken geschetst nummering. De reden hiervoor is dat ingenieurs vaak terug te verwijzen naar een product documentatie, en het is makkelijker om te vertellen teams "I 'm following hoofdstuk 4.2 specificaties" dan iedereen jagen voor de locatie van de specificaties. Ongeacht of u gebruik van de titel van het hoofdstuk of geschetst nummering voor elk hoofdstuk, altijd dit instellen als een stijl en nooit elk hoofdstuk afzonderlijk opmaken.
Wanneer u klaar bent om inhoud toe te voegen naar de handleiding, selecteer een van uw aangepaste opmaakprofielen en begint u te typen. Een typische gebruiker handmatige hoofdstuk indeling zou de hoofdstuktitel van een, gevolgd door de invoering van een hoofdstuk en vervolgens secties en subsecties bevatten.
Gebruik een harde return aan het einde van een hoofdstuk. Een harde return op de meeste Windows-computers wordt bereikt door op "Ctrl-Enter." Dit zorgt ervoor dat elk hoofdstuk op een nieuwe pagina begint.
Toevoegen ter ondersteuning van de inhoud
De beste gebruikershandleidingen worden gemaakt met een evenwicht van de tekst, verwijzingen en visuele hulpmiddelen. U kunt kantlijnnotities en andere ondersteunende verwijzingen toevoegen door het invoegen van eindnoten of voetnoten. Eindnoten zijn notities die aan het einde van een hoofdstuk optreden en voetnoten verschijnen aan de onderkant van de pagina waarnaar wordt verwezen. Plaats de cursor waar u de markering wilt. Open het tabblad Referenties en klik op "Eindnoot invoegen" of "Invoegen voetnoot."
Toe te voegen beelden tot een handboek van de gebruiker kunnen worden lastig in MS Word vanwege de manier waarop die het tekst omloopt. De twee beste manieren om controle beelden moeten ofwel de om afbeelding te plaatsen op een nieuwe regel door zelf of maak een onzichtbare tabel en plaats van de afbeelding binnen het. Met behulp van een tabel werkt goed wanneer u wilt plaatsen van de afbeelding aan de rechterkant van de pagina en geen zorgen over tekstterugloop kwesties.
Een Index maken
Een index aan het einde van een handleiding helpt gebruikers inhoud opzoeken door sleutelwoorden. Als u wilt een index maken in MS Word 2007 of later, openen de verwijzingen tab. Selecteer de tekst om te indexeren, en klik op "Mark Entry." Andere sleutelwoorden in het hele document te markeren. Wanneer u klaar bent met selecteren van tekst, plaatst u de cursor waar u wilt plaatsen de index en klik op "Index invoegen."
Genereren van de inhoudsopgave
Wanneer al uw inhoud wordt toegevoegd, is het tijd om de inhoudsopgave maken. Plaats de cursor waar u wilt opnemen in de inhoudsopgave te plaatsen. Zorg ervoor dat dit een nieuwe schone pagina met geen andere inhoud op het is. Het tabblad Referenties, klik "Table of Contents" en selecteer een van de ingebouwde indelingen die zijn gebaseerd op uw geselecteerde stijlen.
De Gebruikershandleiding naar PDF converteren
Zodra je jezelf een perfecte handleiding hebt, het omzetten in PDF-formaat. Dit is optioneel, maar sterk aanbevolen. Een van de nadelen van het gebruik van MS Word voor grote documenten in plaats van publishing software is haar tendens om zich misdragen als delen. Uw lezers stijlen mogelijk anders ingesteld of ze wellicht een verschillende versie van Word. PDF is in wezen een momentopname van uw handleiding. Het laat lezers om opmerkingen te maken, maar laat u het document intact. Selecteer "File" en "Opslaan als" en selecteer PDF als het bestandstype.