Informatie-toewijzing is een duidelijke en doeltreffende documentatie methode voor bedrijven die al ontwikkeld zijn procedures, beleid en ondersteunende documenten. Bedrijf die net beginnen te formaliseren van hun procedures kan ook profiteren van de toewijzingsmethode voor de documentatie informatie. Informatie toewijzing stroomlijnt documentatie door te voorkomen dat dubbel instructies of informatie over procedures. Het biedt ook een indeling voor het organiseren van informatie binnen een document, zodat het gemakkelijker wordt begrepen. Uw bedrijf documentatie omzetten in een formaat van de kaart informatie kan worden gedaan in een paar eenvoudige, hoewel tijdrovend stappen.
Bekijk alle documentatie van het bedrijf en systematisch indelen van inhoud in rubrieken die soortgelijk instructie bevatten. Verfijn de categorie inhoud door conflicten en doublures te verwijderen.
Bijvoorbeeld, hebben veel procedures een afdeling voor verantwoordelijkheden. Voor dit soort inhoud zou je alle "verantwoordelijkheden" compileren-typt u informatie over alle documentatie. Daarbij kunt u conflicten in verantwoordelijkheden of gebieden waar een verantwoordelijkheid een ander overlapt zien. Vanaf hier, de inhoud te verwijderen van dubbele of conflicten te stroomlijnen. Andere dergelijke inhoud te overwegen omvat definities en veiligheidsmaatregelen.
Centrale documenten of andere bewaarplaatsen herziening-gecontroleerde informatie voor elk type inhoud maken.
Teruggaan naar ons voorbeeld van verantwoordelijkheden, een document waarin de inhoud van de verantwoordelijkheden die u verfijnd in de laatste stap te maken. Zorg ervoor dat verwijzing procedures waar de verantwoordelijkheden worden verricht. Dit zorgt ervoor dat documentatie goed onderling waarnaar wordt verwezen.
Nu dat vergelijkbare inhoud is verplaatst naar een centraal document, kan oude inhoud worden verwijderd uit de oorspronkelijke procedures. Verwijder de oude inhoud van de oorspronkelijke procedures, verwijzing naar het nieuwe centrale referentiedocument geven.
De resterende inhoud van de documentatie bijwerken tijdens het herzieningsproces naar een informatie-toegewezen indeling. Documentinhoud organiseren door groepering van relevante informatie. Omvatten sub headers. Gebruik tabellen waar mogelijk, zodat de inhoud beter kan worden gevisualiseerd. Stand beste praktijken met inbegrip van tribal kennis of stappen die werknemers doorgaans uitvoeren maar zijn niet gedocumenteerd in de procedure.
- Informatie toewijzing varieert van eenvoudige tot complexe en kan verder versterkt door inclusief meetbare feedback voor beheer. Voor de meer complexe uitvoering, kunnen professionele services van inrichtingen zoals de oprichtende company Information Mapping, Inc. worden gebruikt voor het optimaliseren van uw toegewezen of ontkoppeld procedures. (Zie bronnen)