Veel non-profit en educatieve organisaties nodig filantropische steun te handhaven operaties. Een banket van de fondsenwerving is één van de beste manieren fondsen te werven voor de kunsten programma's, scholen, ziekenhuizen, belangengroepen en anderen. Deze gebeurtenissen kunnen lijkt ingewikkeld om te plannen en te organiseren. Begin met een goede checklist, een kalender maken en vragen voor vrijwilligers om te helpen. Start maanden vóór de datum van de feestzaal en boek uw locatie, catering, talent en entertainment vroeg.
Wat die u nodig hebt
- Controlelijst
- Kladblok en pennen
- Gedrukte donatie enveloppen
- Bedankkaarten
- Faciliteit van passende omvang
- Lijst van contactpersonen en donoren
- Middelen om te adverteren of bekendmaking van het evenement
- Beroemdheid of lokaal talent ceremoniemeester
- Catering of maaltijd voorbereiding
- Elegante desserts
- Tafels en stoelen
- Schotel en het dienen van de ware
- Koffie en thee urnen
- Dranken
- Bar
- Glaswerk
- Papier of doek servetten
- Centerpieces en bloemstukken
- Personeel voor wachten tabellen en reiniging
- Vrijwilligers te organiseren, opzetten en afbreken
- Receptie tabel
- Decoratie artikelen
- Entertainment (band, disc-jockey, komiek, enz.)
- Stand, microfoons en luidsprekers
- Video's en camera 's
- Optioneel:
- Veilingobjecten
- Veiling item weergegeven tabellen
- Helpers en spotters
- Dansvloer
- Speciale verlichting
- Schermen van de organisatie
- Geschenk zakken of giveaways voor gasten
De gebeurtenis plant en koopt een planning boek of notebook strikt voor het evenement. Het handhaven van een map voor records, contactpersonen, visitekaartjes, ontvangsten, vrijwilliger lijsten, boekingen, menu's en alle gegevens die vóór, tijdens en na het evenement ontstaat. Krijgen van een helper zo spoedig mogelijk, zoals een Vrijwilligerscoördinator, en beginnen met het delegeren van taken.
Begroting van het evenement. Als je eenmaal de locatie de maximale hoofd tellen weet, figuur kosten toewijzen per persoon voor de maaltijden, dranken, geschenk zakken en andere items op de lijst. Berekenen kosten voor elke vermelding op de controlelijst, zoals apparatuur, kosten van personeel, huur, servicekosten, fooien enzovoort. Ticketprijzen en aangetrokken middelen zal de dekking van deze kosten, maar aanloopkosten zal beschikken over een aantal deposito's en verder kosten.
Zoek en beveiligen van een faciliteit om te houden van de feestzaal. Dit kan zijn een grote hotel, groot restaurant dat privéfeesten, een bed & breakfast of historisch herenhuis verwelkomt. U moet weten van de maximale capaciteit, zodat je niet soms uitnodigingen voor gasten gedwongen, of meer tickets verkoopt dan kamer zal toestaan. De meeste kwaliteit inrichtingen zal beschikken over personeel aan help planning, evenals catering en andere diensten in-house.
Boek uw ceremoniemeester (MC). Neem contact op met lokaal talent agentschappen. Als u boeken een "naam" handeling of een beroemdheid wilt, hebt u om te beginnen veel vooruitlopend op de verwachte datum zoals sommige zeer drukke schema's hebben. Neem contact op met agents en -beheerders voor entertainment en boek al het talent.
Bestel uitnodigingen, tickets, programma's en eventuele andere drukwerk zoals brochures van de organisatie waarvoor worden fondsen ingezameld wordt. Als you gonna een veiling houden, beginnen items gedoneerd. Een team van vrijwilligers aankan die verantwoordelijkheid. Silent Veilingen hoeft niet een veilingmeester, maar een bod zal veiling. Bepaal of uw MC zal doen, of moet u een aparte specialist. Mail uitnodigingen aan van de organisatie donor lijst. Zorg ervoor op te merken dat het evenement is semi-formele. Geef dat om het even wat in bepaalde gasten moet weten voorbij de datum, tijd, plaats en speciale gasten of entertainment. Zorg ervoor dat uw veiling te bevorderen.
Het event door middel van nieuwsbrieven, online reclame, lokale kranten en radiostations die PSA's (openbare mededelingen voeren) adverteren voor non-profitorganisaties. Lokale tv-stations kan hebben ook een kalender van evenementen, en lokale nieuws programma's kunnen doen van een kort interview of stekker voor het evenement, dus alle details klaar hebben.
Praten met de locatie van chef-kok, of line-up buiten catering. Beslissen over de vraag of een buffet of volledige dienst, vergulde maaltijden. Vertel hem uw budget en de verwachte hoofd tellen. Dit kan worden afgerond naarmate u krijgen, maar het is altijd beter voor te bereiden voor meer mensen dan u zou verwachten dan aan achterblijven van de reële behoeften.
Houd regelmatig contact met vrijwilligers, medewerkers en alle medewerkers werken van het evenement. Een speciale assistent toewijzen aan elke beroemdheid of entertainment groep om te helpen met alles wat tijdens het evenement. Ontmoet met alle vrijwilligers tevoren om ervoor te zorgen dat ze weten hoe te kleden, wat te doen, waar te zijn wanneer, enz.
Op de locatie van de gebeurtenis aankomt veel eerder op de dag om te versieren en de ruimte. Als u om jezelf te bereiden, terugkeren met genoeg tijd om te voldoen aan speciale gasten, celebs en entertainment en directe hen waar zij zal zitten, werken of wachten backstage. Als u een live band ondervindt, ze zullen opdagen vroeg om in te stellen en controles klinken. Toezicht houden op dat laatste details samenkomen en genieten van het evenement. Daarna, zorg ervoor dat alles wordt gereinigd en alle personeel of medewerkers worden betaald. Verzamelen van donatie enveloppen en geef aan de juiste persoon die vertegenwoordigt de organisatie.