Vakantietijd in uw agenda met behulp van Microsoft Outlook 2013, blokkeren gewoon door te boeken een afspraak met jezelf. Als uw kantoor gebruikmaakt van Microsoft Exchange, kunt u Automatische afwezigheidsberichten die gaan alleen naar mensen in uw organisatie, waarbij een ander bericht worden verzonden naar iemand anders die stuurt u een e-mail terwijl u weg bent. Als u Exchange niet gebruikt, kunt u nog steeds het verzenden van automatische antwoorden op berichten vanuit Outlook, maar u moet uw computer ingeschakeld te laten terwijl u niet aanwezig bent.
Boeken van tijd in uw agenda
Agenda openen in Outlook 2013, sleept u de cursor over de dagen dat u zal worden op vakantie en met de rechtermuisknop op het geselecteerde tijdblok. U kunt ook gewoon Klik op de knop 'Nieuwe afspraak' en voer de begin- en eindtijd in de juiste menu's.
Typ "Vakantie!" of een andere toepasselijke titel voor uw tijd uit in het vak "Onderwerp". Voer een locatie desgewenst in het vak "Locatie". "Hawaii" werkt altijd goed, zelfs als u bent net blijven thuis voor een week om te kijken van Netflix.
Klik in het vak 'Toon als' gelegen in de groep opties op het tabblad afspraak en selecteer 'buiten kantoor' te laten iedereen met toegang tot uw agenda Bekijk wanneer u weg zal worden. Klik op "Opslaan & sluiten" om uw vakantieplannen--ten minste wat betreft uw Outlook-agenda is af te handelen.
Automatische antwoorden met Exchange
Klik op het menu "File" in Outlook 2013 en selecteer "Automatische antwoorden (afwezig)." Als deze optie niet beschikbaar is, hoeft u niet een Microsoft Exchange-account. Opent het venster Automatische antwoorden.
Klik op de optie "Automatische antwoorden verzenden". Merk op dat de "Binnen mijn organisatie" tabblad is geselecteerd.
Klik op het grote tekstveld en typ het gewenste bericht verzonden naar iedereen in uw organisatie, terwijl u niet aanwezig bent. Dit moet normaal gesproken de datum die u wilt retourneren. Als iemand voor u bedekt terwijl u niet aanwezig bent, kunt u contactgegevens van deze persoon, of uw informatie bij noodgevallen contact opnemen indien gewenst. Gebruik de opmaakopties boven het tekstveld voor het aanpassen van de opmaak, net zoals u zou een e-mailbericht.
Klik op het tabblad "Buiten mijn organisatie" als u wilt dat Outlook ook om automatisch te antwoorden aan mensen die niet in uw bedrijf werken. Klik op de optie "Auto antwoord voor personen buiten mijn organisatie". Selecteer de "My Contacts Only" of "Iedereen buiten mijn organisatie" optie. De tekst die u hebt gebruikt voor automatische antwoorden binnen uw organisatie automatisch weergegeven in het berichttekstveld. Dit bericht desgewenst bewerken of verwijderen en een andere boodschap schrijven.
Klik op de "Start Time" en "End Time" menu's Selecteer de datum en de tijd die u zal worden verlaten voor vakantie en wanneer u naar het Bureau terugkeren zal. Outlook stuurt uw automatische antwoord tijdens deze periode.
Automatische antwoorden uitschakelen als u vroeg terugkeren door op het menu "Bestand" te klikken en vervolgens te klikken op de knop "Turn Off" onder de optie Automatische antwoorden.
Automatische antwoorden zonder Exchange
Klik op de knop 'Nieuwe E-mail' in Outlook 2013. Type een passende titel in de "Onderwerp" regel, zoals 'Weg deze Week', typt u een out-of-office bericht in het veld "Bericht".
Selecteer 'Opslaan als' in het menu bestand. Klik op de "Opslaan als"-menu en selecteer "Outlook-sjabloon." Standaard, de titel van het bestand is hetzelfde als uw onderwerpregel, maar u kunt dit desgewenst wijzigen. Klik op de knop "Opslaan".
Klik op de "Regels" knop in het lint van Home tab. Selecteer "regels en waarschuwingen beheren" van het drop-down menu. De regels en waarschuwingen venster wordt geopend.
Klik op de knop "Nieuwe regel". Hiermee opent u de Wizard nieuwe regels. Klik op de "Gelden regels voor berichten I ontvangen" optie vindt u in de sectie van de Start van een lege regel. Klik op "Next." Er verschijnt een lijst met opties aan filter die moet of uw out afwezigheidsbericht niet moet ontvangen. U kunt bijvoorbeeld opgeven dat het bericht is verzonden alleen op berichten wanneer uw naam in het veld "Aan" en niet het veld "CC is", of u opgeven kunt dat het antwoord alleen naar berichten met hoge prioriteit wordt verzonden.
Selecteer de opties om te bepalen wie doet of niet krijgen van het autoantwoord. Als u de opties leeg laat, wordt het automatische antwoord verzonden naar iedereen die u een e-mail stuurt. Klik op "Next."
Klik op de optie 'Antwoord met behulp van een specifieke sjabloon' in de sectie stap 1 en klik vervolgens op de koppeling "een specifieke sjabloon" in de sectie stap 2. Een navigatie-venster geopend. Klik op het menu 'Zoeken In' en selecteer 'Gebruiker sjablonen in File System' en dubbelklik vervolgens op het automatische antwoord berichtensjabloon dat u zojuist hebt gemaakt een paar minuten geleden.
Klik de "Next" knop, Controleer uw keuzes en klik op "Volgende" opnieuw. Klik op "Finish". Laat Outlook op uw computer. Als de computer gaat slapen, afgesloten naar beneden, of als Outlook is gesloten, niet de automatische antwoordbericht naar iedereen verzonden.
Tik op het pictogram van de 'Zoeken' op het scherm van Windows 8.1 Start, typ "slapen" en selecteer "Power en slaap instellingen." Klik op het menu 'Slaap' en selecteer 'Nooit'. Op een laptop, dit is alleen beschikbaar in de "wanneer gestopt, na uitschakelen" menu.
Wanneer u van vakantie terugkeert door terug te gaan naar de "Regels en waarschuwingen beheren" optie via de knop regels uit het autoantwoord in te schakelen. Klik op het selectievakje naast de regel uitschakelen van het automatische antwoord en klik op 'Toepassen'. Vergeet niet om terug te keren van de computer slaap instellen naar normaal.
- Als uw kantoor gebruikmaakt van Microsoft Exchange, kunt u een mede-werker een gemachtigde voor uw e-mails en agenda wanneer u niet aanwezig bent. Klik op het tabblad Outlook 2013 "File", selecteer "Accountinstellingen" Klik op 'Gemachtigdentoegang' en klik vervolgens op "Toevoegen". Typ de naam van uw collega, selecteer het en klik op "Toevoegen". U kunt vervolgens opgeven wat de gemachtigde kan doen, zoals het accepteren van vergaderingen namens u in het dialoogvenster Machtigingen overdragen. Uw gemachtigde kan vervolgens toegang krijgen tot uw account.
