Voor de meeste managers is het disciplineren van werknemers een van de meest ongemakkelijk ervaringen met die te kampen. Managers hebben de verantwoordelijkheid van het schrijven van brieven van de disciplinaire maatregelen die in de medewerkerbestanden blijven te documenteren van de werknemer wangedrag. Deze letters hebben twee functies: in kennis te stellen van de werknemer wat er met hem gebeurt als gevolg van zijn overtreding en om te dienen als een permanente record van wangedrag van de werknemer in zijn dossier.
Laad de printer met bedrijfsbriefpapier. Deze brief zal deel uitmaken van de officiële bestand van de werknemer, zodat u het juiste protocol moet volgen.
Typ de volledige datum. Sla een regel en typ de naam en het bedrijf adres van de werknemer. Zelfs als u de brief niet daadwerkelijk berichten doen, zal na de juiste zakelijke brief indeling overbrengen de indruk van de professionaliteit.
Allereerst dat de brief van de werknemer naam, gevolgd door een dubbele punt te typen. Een regel overslaan.
De eerste alinea beginnen door te verklaren duidelijk de aard van de overtreding. Verwijzen naar uw bedrijf Medewerkershandboek zodat de werknemer voor zichzelf de regel kunt opzoeken. Bijzonderheden over de overtreding te geven, zoals de datum waarop het incident heeft plaatsgevonden en vermelden van elke andere werknemers die betrokken waren. Met vermelding van deze informatie zal duidelijk u bijstaan als de werknemer de disciplinaire maatregelen betwist en de zaak bij de rechter neemt.
In detail uitleggen wat de werknemer verkeerd gedaan en hoe ze de situatie zou hebben gehandeld. Werknemers overtreden soms regels omdat zij hen niet duidelijk begrijpen, dus een uitleg van de schending en passende informatie zal helpen voorkomen dat haar het plegen van de overtreding een tweede keer. Bieden om te voldoen aan de werknemer om de zaak in detail te bespreken.
Geeft de werknemer de mogelijkheid om goed te maken voor de overtreding, zoals door het schrijven van een formele brief van verontschuldiging aan de andere partij. Hem van de termijnen voor de indiening van het antwoord of de brief op de hoogte.
Vertel de werknemer duidelijk en bondig wat ze kan verwachten als gevolg van deze overtreding. Bijzonderheden over passende voor haar huidige straf, zoals de datums van alle hoorzittingen of ingangsdatums voor de beëindiging van haar dienstverband, indien van toepassing. Als de werknemer een progressieve disciplinaire maatregelen als gevolg van verdere overtredingen verwachten kan, haar mededelen wat die straffen zal zijn.
De werknemer de informatie moeten geven over de beroepsprocedure, indien van toepassing.
De werknemer voor een formele reactie vragen voor zijn dossier; vaak zullen deze reactie in de vorm van een formele brief. Moet u deze documentatie voor het bestand van de werknemer ingeval hij de zaak naar het Hof neemt.
Typ uw volledige naam en de titel. Deze letter afdrukken en tekent u uw naam over uw getypte naam in blauwe of zwarte inkt.
Meerdere kopieën van de brief maken. 1 kopie op van de werknemer bestand behouden, geven een ander aan uw bedrijf advocaat en een ander voor uw eigen administratie te behouden.
Mail de brief aan de werknemer of geef het aan hem voor een menselijke hulpbronnen vertegenwoordiger of administratieve assistent. U moet de bevestiging dat de werknemer de officiële kennisgeving heeft ontvangen.
- Houd de Toon professionele en feitelijke. Deze brief kan naar de rechter als de werknemer wedstrijden de disciplinaire maatregelen, en u wilt verschijnen professioneel en eerlijk te allen tijde.