Hoewel sommige bedrijven numerieke indiening systemen te houden dingen georganiseerd binnen het kantoor, als het gaat om indiening maken kunnen, rekenen veel organisaties nog steeds op alfabetische volgorde. Alfabetisch indienen is zo simpel als weten uw ABC, maar het kan nog steeds een grote klus hebt u honderden of duizenden items naar bestand. Met een stapsgewijze methode kan versnellen het proces van indiening en kunt u effectief en efficiënt bestanden alfabetisch.
Controleer elke map die u indienen wilt om ervoor te zorgen dat het goed heet voordat u begint met archiveren. Als u onjuiste etiketten, een nieuwe afspraak voor elke verkeerd gelabelde map maken en vervangt het oude etiket.
Kies de markeringen waarmee u wilt regelen de alfabetische bestanden. Wanneer u werkt met namen, zijn bestanden over het algemeen geplaatst op alfabetische volgorde op achternaam en vervolgens op voornaam als twee mensen dezelfde achternaam deelt. Als mappen of papierwerk omgaan met monumenten of gebouwen in meerdere staten indient, kunt u kiezen om een bestand door de staat eerste en vervolgens op de naam van het gebouw. Welke markeringen die u kiest, houdt u de markeertekens bestand consistent voor elk bestand.
Verdeel de bestanden in stapels op de eerste letter van de eerste markeerdraad die u hebt gekozen, zoals achternaam of staat. Maak aparte profielen voor elke letter van het alfabet en houden de stapels in alfabetische volgorde om het proces gemakkelijker wanneer je eindelijk beginnen met het indienen.
Alfabetiseren elk van de palen die u hebt gemaakt. Zodra u al de laatste namen of staten die met "A" in een stapel beginnen, bijvoorbeeld die bestanden sorteren in alfabetische volgorde, zoals Alabama Alaska Arizona of Adams, Allen, Arnett.
Sorteren de bestanden in de stapel weer hebt u meerdere bestanden met de dezelfde eerste markeerdraad. Hebt u vijf personen met de achternaam Adams, bijvoorbeeld, u zou vervolgens sorteren de mappen Adams eerste naam, zoals "Adams, Anthony," "Adams, Bonnie," "Adams (Tsjaad)," "Adams, Derek" en "Adams, Emily." Dit patroon van sorteren in de stapel blijven.
Plaats de eerste paal van mappen, als je eenmaal hebt hen gesorteerd in alfabetische volgorde, in het vak waarin u wilt opslaan van de bestanden of archiefkast. Als u eenmaal de eerste "A" stapel mappen geplaatst, herhaal het proces voor het sorteren van de bestanden voor elke letter van het alfabet in alfabetische volgorde, beginnend met de "B" stapel. Plaats de gesorteerde "B"-bestanden direct achter de "A" bestanden in de kast of op een vak en doorloopt u het alfabet totdat alle mappen of documenten zijn ingediend.
