Schriftelijke klacht brieven krijgen soms betere resultaten dan telefoongesprekken of een e-mail. Bij het schrijven van een klachtenbrief aan een slechte aannemer, gebruiken standaard business. Houd uw brief beknopt en to the point. Omvatten toepasselijke datums, de situatie zoals u, volgnummers, foto's of exemplaren van andere documentatie zien. Aangeven hoe u zou graag zien de situatie opgelost en een datum waarop u wilt dat deze resolutie gebeuren. Nooit zweren of gebruik van slang, emoticons, hoofdletters of meerdere uitroeptekens, zoals deze tactiek de effectiviteit van uw brief verminderen zal. Als dit uw eerste klachtenbrief aan deze aannemer, geef hem het voordeel van de twijfel en neem aan dat hij zal willen de situatie snel te corrigeren.
Wat die u nodig hebt
- Zakelijke briefsjabloon
Gebruik de standaard zakelijke brief indeling. Als u het opmaken van een zakelijke brief vergeten bent, kunt u een van de gratis templates beschikbaar online. Een zakelijke brief moet de naam en het adres van de persoon die u aan aan de bovenkant van de pagina schrijft. Ook de datum. Als er een verwijzing of order nummer, blijkt dat net boven de begroeting.
Beginnen met een zin of twee complimenteren de contractant op iets wat hij deed het goed. Bijvoorbeeld, kon u schrijven: "Ik waardeer de tijd die je nam om te helpen me uitzoeken van de juiste kleur verf..." Dit zal helpen verzachten de klap van uw klacht.
Blijf bij de feiten van uw situatie. Wees specifiek in uw klacht en de manier waarop deze kwestie te rectificeren. Bijvoorbeeld, "Helaas, wanneer je kwam om te schilderen van mijn woonkamer op 1 mei, 20xx, u de kamer niet goed deed prep en kreeg verf over de verlichting. Ik wil u om te betalen voor de schade en koop me een nieuwe lichtpunt voor het bovenlicht in de woonkamer. Ik heb vergelijkbare armaturen geprijst bij mijn hardware te slaan en ze kosten ongeveer $100. Stuur me een selectievakje voor dit bedrag of als u de armatuur groothandel kopen kunt, kunt u dit doen."
Sluit uw brief op een manier die aangeeft dat u verwacht dat de aannemer de kwestie behandelen door een bepaalde datum. Als dit de eerste keer dat u het probleem aan te pakken zijn, kunt u beëindigen door het geven van de contractant het voordeel van de twijfel, zoals: "Ik weet zeker dat u niet van plan voor dit gebeuren en dat u voor het door 30 mei, 20xx zorgt. Dank u voor uw snelle aandacht voor dit probleem."
Blijven professioneel en zakelijk in uw brief. Zweren niet, gebruik emoticons, overmatig hoofdlettergebruik of uitroeptekens. Staat uw probleem rustig en bondig en hoe u wenst te worden opgelost. Zorg ervoor dat nalezen en spellingcontrole de letter alvorens te verzenden.
Kopieën van bonnen, foto's of andere documentatie opnemen in uw brief. Stuur geen originele documenten.
Mailing van de brief via aangetekende post vereist een handtekening en is voor uw eigen bescherming, moet u wilt nemen de contractant bij de rechter. De contractant zou niet zitten kundig voor pleiten dat hij nooit de brief ontvangen wanneer u een ontvangst met zijn handtekening erop.