Het schrijven van een formele memo is een effectieve manier om te communiceren binnen een bedrijf. Schrijf de memo met een gezaghebbende stem die wil informeren in plaats van de lezer te intimideren. Aanvullende informatie opgenomen met de memo staat bekend als een bijlage en behuizingen zijn gewoonlijk meegeleverd met letters. Een formele memo bevat specifieke secties en zowel van de schrijver en van de assistent initialen aan het eind. Hoewel de meeste memo's één pagina zijn of minder, vergeet niet om een samenvatting paragraaf aan het eind van de memo als het langer dan één pagina is.
Wat die u nodig hebt
- Bijlagen voor de memo (indien nodig)
Maak de kop voor de memo, die "," bevat "Uit" en "Thema" secties. Beslissen wie moet ontvangen een kopie van de memo. Als u bijlagen opneemt, beslissen wie moet krijgen van de bijlagen, en die moet gewoon een kopie van het memo, zodat zij zich bewust zijn van de informatie zijn en dat de bijlagen zijn rondgedeeld (bijvoorbeeld, een manager kan de bijlage hebt gemaakt en zal niet noodzakelijkerwijs een kopie). Zijn de namen van iedereen om de memo in de sectie van de rubriek "Op". Mensen die u wilt kopiëren gaan in de "cc" deel van de memo aan het einde van de memo Ook kunnen er mensen aan wie u wilt particulier informeren over de memo. Deze ontvangers zullen "blind gekopieerd." Zij zal worden gegeven van een kopie van het memo, maar niet beursgenoteerd in de "Aan" of "cc" secties.
Schrijf het lichaam van de memo duidelijk en bondig. Directe en formele taal gebruiken, maar houden de memo van klinkende intimideren of afwijkende. Langere memo's dient paragraaf koppen om deze gemakkelijker te lezen.
Afwerking van de memo. Aan het einde van het lichaam van de creditnota, moeten initialen van de auteur verschijnen, met de initialen van de assistent na een slash "XX/yy." Initialen van de auteur zijn gekapitaliseerd; van de assistent zijn in kleine letters. Hieronder dat moet twee ruimten naar beneden, het woord "Bijlagen (x)" met het aantal bijlagen opgenomen haakjes, als er meer dan één. Vervolgens een lijst van de mensen die je wilt carbon copy; kopie, of "cc". Het moet worden in een lijstindeling. Mensen die blind zijn gekopieerd moeten worden geschreven met de hand op hun kopieën. Zorg ervoor dat de "bcc" bevatten, zodat ze weten dat ze anoniem zijn gekopieerd. De auteur van de memo moet door zijn naam in de sectie "Uit" van de rubriek eerste voordat de memo wordt geleverd.
- Houd een extra kopie of twee van de memo in een bestand met de bijlagen, in het geval iemand anders moet worden toegevoegd aan de distributielijst.
- Proeflezen van de memo voor typografische fouten die dammen spellen missen (formulier / uit).
- De meeste tekstverwerking software bevat een sjabloon voor memo als uw bedrijf niet heeft opgegeven om te gebruiken.
- Zorg ervoor dat u alle geadresseerden in de sectie 'Aan' van de memo.
- Memo's moeten alleen worden gebruikt voor bedrijfsinterne communicatie. Communicatie met leveranciers of klanten moet worden geschreven in een letter-formaat.