Een formele uitnodiging aan een gastspreker moet volgen bepaalde protocollen. Beroepsleven dicteert dat u hoe goed het opmaken van een verzoek daartoe uw doelgroep en weet daartoe binnen aanvaarde richtsnoeren. Formele correspondentie is een integraal onderdeel van zakelijke, persoonlijke of sociale functies zoals een college afstuderen adres, conferentie of liefdadigheid bedrijfsfunctie.
Opmaak van de brief
De uitnodiging worden opgemaakt terwijl u zou een formele zakelijke brief. Als uw organisatie is het aanbieden van een toelage in de vorm van een honorarium of fondsen aan dekking reiskosten en andere kosten, vermelden dat ook. Hoewel gebeurtenissen variëren, in het algemeen opmaken de brief als volgt:
Beginnen met de aanhef, zoals "beste spreker:"-- of Mr./Miss/Mrs./Ms./Dr. indien van toepassing. Het opnemen van uw bedrijf, instelling of organisatie informatie, naam van de gebeurtenis, de datum, de locatie, het doel van het evenement, de redenen waarom u de aanvraag, de toelage of het honorarium zijn making indien van toepassing en de sluiting, met inbegrip van contactgegevens. Het invoegen van gegevens met betrekking tot een vraag-en-antwoord periode, in voorkomend geval, vóór de sluiting.
Een grondslag wordt geboden
Leg uit waarom u zijn gastheer van de gebeurtenis en waarom u wenst de genodigde om deel te nemen. Afhankelijk van het type gebeurtenis, misschien enkele voorbeelden:
Business - "uw ruime ervaring in de verkoop van de widget zou een inspiratie voor de medewerkers van onze marketingafdeling."
Liefdadigheid - "behoud van het regenwoud is de kern van onze zaak. Uw recente expeditie naar de Amazone kan inzicht belangrijk voor onze vrijwilligers."
- College - "Als een spreker op de 2015 afstuderen klasse van onze universiteit, uw expertise in hart transplantaties zou zeker profiteren onze afgestudeerden, met name degenen die zijn bezig met het selecteren van een medische specialiteit."
Verzenden van de uitnodiging
Traditionele post is nog steeds de meest geschikte manier om contact met uw luidspreker. E-mail, is terwijl aanvaardbaar is voor vele doeleinden, ook informele voor een goede zakelijke brief. Het is aanvaardbaar voor het verzenden van een follow up via e-mail. Een adres is niet beschikbaar voor een bepaalde luidspreker, belt de sprekersnotities bedrijf, college of organisatie om te leren als er een adres dat u gebruiken kunt om de uitnodiging te verzenden. Als er geen fysieke adres, worden kunt u gedwongen om de uitnodiging via e-mail te verzenden. Zo ja, handhaven hetzelfde bedrijf formaat zoals eerder is beschreven. Voor e-mails of traditionele letters, de indeling zelf maken of gebruiken gratis online-sjablonen, zoals ene JustLetterTemplates.com.
Opvolgen
Ongeacht of de persoon accepteert of weigert de uitnodiging, volg de uitnodiging met een korte brief of e-mail. Erkennen van de genodigde antwoord en haar bedanken voor haar tijd. Bijvoorbeeld, voor een positieve reactie, je misschien staat: "bedrijf XYZ is blij dat u hebt gekozen om te gaan op de uitnodiging om de gastspreker op ons evenement. Ons bedrijf is kijken uit naar uw presentatie op 23 mei 2015. Hierbij informatie over reizen en accommodaties." Voor een negatieve reactie, u zou antwoorden: "dank u voor uw reactie op onze uitnodiging voor het voorjaar Gala op 23 juni 2015. We begrijpen dat het plannen van conflicten niet altijd worden vermeden. Gelieve te houden ons in gedachten voor toekomstige kansen."