Schrijven van overtuigende memo's is een belangrijk onderdeel van de zakelijke communicatie. Een memo is een kort briefje of een herinnering intern gebruikt bij organisaties onder medewerkers. Er kunnen vele redenen voor het verzenden van een overtuigende business memo, variërend van het krijgen van mensen om te wonen een niet-verplichte bijeenkomst om mensen aan te melden voor een aankomende bloed-schijf. Alle memo verspreid moet goed worden geschreven, omdat dit de persoon verzenden van de memo en zijn afdeling. Na een paar regels bij het opstellen van overtuigende memo's kan u helpen om de gewenste resultaten.
Het begrijpen van de lezer of de doelgroep. Een memo aan het janitorial personeel is waarschijnlijk afwijken in de Toon van een memo aan de Raad van bestuur. Terwijl altijd professioneel in aard, moeten aantal memo's meer formele toespraak. Andere factoren, zoals leeftijd, geslacht, burgerlijke staat en opleidingsniveau, ook kunnen een rol spelen in het schrijven van een overtuigende memo.
Beschrijf bondig, maar in detail, wat je wilt de lezer te doen. Er moet altijd een doel om een overtuigende memo verstuurd, iets wat de schrijver wil bereiken.
Lijst van de voordelen van het nemen van actie. Het krijgen van mensen ben het eens met wat u voorstelt te doen zoals u verzocht is het uiteindelijke doel van een overtuigende memo. Maar om te overtuigen dat wat zijn je suggereert een goed idee is, moet u de lezers geven redenen waarom zij moeten in overeenstemming zijn. Mensen vertellen wat zij zullen krijgen en geven van de belangrijkste voordelen van het doen wat je vraagt.
Maak een informele overzicht van wie de lezer is, wat je wilt hem om te doen en waarom hij het moet doen. Beginnen met het schrijven met behulp van uw notities. Vergeet niet dat memo's korte en gerichte zijn. Na het eerste ontwerp, het terzijde gelegd en in een paar uur terug te komen. De memo herlezen en aanbrengen wijzigingen u denkt dat het zal verbeteren.
Feedback te krijgen van anderen. Zodra u de memo schrijven, vragen een paar mensen om het te lezen alvorens het uit. Vragen of zij ervan overtuigd is om actie te ondernemen en zo niet, waarom. Luister naar suggesties en proberen op te nemen van alle nuttige ideeën in de memo. Een overtuigende memo duurt meestal een paar concepten voordat het goed genoeg om te worden verdeeld.
Controleren op grammatica en spelfouten. Terwijl het idee achter de memo belangrijk is, count kleine dingen als goed. Een memo zullen overtuigender als het is goed geschreven en vrij van grammaticale en typen fouten. Mensen uit het bedrijfsleven hebben hoge verwachtingen. Als de creditnota overtuigend is maar merkbare fouten heeft, zal deze fouten verminderen effect en de doeltreffendheid van de memo's.