Werknemers te kopen zonder richtlijnen in plaats kan leiden tot hogere kosten en winstmarges verkleinen. Wise aankoop begint met het kopen van de juiste hoeveelheid en kwaliteit van onderdelen aan de beste prijs dan het maken van een procedure die zorgt voor de opvolging van het aankoopproces. Met behulp van een begroting en tot vaststelling van een standaard reviewproces kunnen onthullen markttrends om te profiteren van-en prijsstructuren die misschien anders over het hoofd worden gezien.
Voorbereiding
Schrijf een overzicht van alle materialen en artikelen die het bedrijf nodig heeft om te kopen lijst. Vergelijkbare objecten groeperen en geef elke groep dienovereenkomstig wordt omschreven. Bijvoorbeeld zou items zoals pennen, juridische pads en kopie papier alle gaan onder de noemer "Kantoorbenodigdheden". Koffie, thee, kopjes en plastic lepels mogelijk alle vermeld onder "Keuken Supplies." Items zoals bindmiddelen, DVD's en DVD gevallen misschien gaan onder de noemer "Verpakking."
Het identificeren van alle afdelingen of gebieden in het bedrijf dat kopen zal supplies en document de groepen van elk gebied van kopen zal items. Bijvoorbeeld, misschien de aankoop van de marketing afdeling van de "Verpakking" en "Kantoorbenodigdheden" koppen. Het administratief personeel misschien de enigen die aankoop "Keuken Supplies" maar zal ook kopen "Kantoorbenodigdheden".
Plan een aankoop budget voor elke afdeling met behulp van de jaarbegroting van het bedrijf als uitgangspunt. Instellen van een maandelijkse budget voor elke afdeling van aankopen--dit kan betekenen dat de deelname van elk afdelingshoofd voor definitieve goedkeuring.
Verzamelen van leveranciersinformatie, zoals bedrijfsnaam, adres, telefoonnummers, neem contact op met de persoon en het rekeningnummer van uw bedrijf. Elk artikel dat wordt ingekocht aan een bepaalde leverancier of leveranciers te koppelen. Het is verstandig om een lijst van de leverancier voor elk item dat drie diep zodat als de voorkeurs leverancier is niet op voorraad, er zijn rug-up leveranciers naar. Met meer dan één leverancier te kopen van voorkomt vertragingen bij het bestellen. Dit is vooral belangrijk in bedrijven waar onderdelen of andere items moeten worden besteld en ontvangen op een tijdige manier om deadlines.
Relaties met leveranciers te onderhandelen over prijzen kortingen en speciale bestellingen beheren. Een aangewezen vertegenwoordiger binnen het bedrijf van een leverancier kan geschikt voor en versnellen noodgevallen bestellingen of korte productie tijden.
Procedures schrijven
Schrijf een stapsgewijs proces voor elke afdeling te volgen bij aankopen. Overwegen hoe een aankoop zal worden gevraagd, toegelaten, besteld, ontvangen, geleverd en betaald. Overwegen van de aankoop van caps voor de verschillende niveaus van medewerkers en personeel. Omvatten procedures voor ad-hoc-aankopen, betalingsopties en aankopen waarvoor een reactie van de andere afdelingen. Bijvoorbeeld, vergt aankoop van nieuwe computers door de administratieve dienst de IT-afdeling betrokkenheid en inbreng voor de aankoop van items voor de installatie, zoals kabels, modems en routers.
Het formuleren van een stapsgewijs proces voor het beheer van het papierwerk in het koopproces. Afhankelijk van de behoeften van het bedrijf, kan een elektronisch inkoop proces in plaats van een papieren worden verlangd.
Ontwerp van de formulieren die voor elke aankoop of kopen standaardovereenkomst formulieren in een office-levering-leverancier. Formulieren zijn bijvoorbeeld een formulier voor een inkoopaanvraag met ruimte voor vergunning, een bestelformulier te verzenden naar de leverancier, een formulier voor de artikelen worden ontvangen in een hoofdmagazijn en een andere die levering aan de verzoekende afdeling worden herkend.
Ontwerpen van een proces voor het beheer van klachten en verantwoordingsplicht, herziening van de relaties met leveranciers en korting structuren, toezicht aankoop van begrotingen en herziening en verbetering van het aankoopproces. Tweaken en aanpassen van het inkoopproces kunnen betere rendementen produceren als op een methodische wijze benaderd. Driemaandelijkse en jaarlijkse beoordelingen kon toevoegen aan het bedrijf onderste regel.
Het maken van een aankoop procedurehandleiding die een stapsgewijze handleiding voor het personeel schetst te volgen. Het handboek dient duidelijk stappen die elk personeelslid moet volgen op verzoek, toestemming verkrijgen en plaats een inkooporder. Het moet ook worden aangegeven welke degenen die het proces zal beheren en zijn gemachtigd om een aankoop, evenals een lijst van de erkende leverancier en een lijst van de formulieren waaruit u de fysieke locatie van de formulieren of waar zij zich in het computernetwerk van het bedrijf.
