U wilt uw medewerkers profiteren van vakantietijd naar eigen goeddunken, maar het is uw taak om ervoor te zorgen dat u werknemers in alle afdelingen jaarrond zodat normale gang van zaken kan blijven. De enige manier om het coördineren van de werknemer vakanties is het creëren van een meester vakantie kalender. U kunt een verscheidenheid van softwareprogramma's online of op uw computer vergelijk planningen en goed beheer van de werknemer vakantietijd. U kunt ook een papieren kalender houden als u de voorkeur aan deze methode.
Wat die u nodig hebt
- Agendaprogramma
- Kalendersjabloon
Elektronische agenda
Ga naar de kalender van de gekozen software op uw computer of het Internet. Verschillende programma's zijn beschikbaar voor het maken van een elektronische agenda, met inbegrip van programma's voor tekstverwerking, agenda-software of online programma's.
Selecteer de optie voor het toevoegen van een nieuwe agenda en toevoegen een naam voor het vennootschappelijk master vakantie kalender. Sla het op uw harde schijf of naar de gewenste locatie op uw netwerk of Internet op basis van de selectie van de software. Afdekken van enige dagen of weken dat werknemers niet nemen vakanties of managers van deze optie op de hoogte.
Maak de profielen voor uw gekozen software die bepalend zijn voor de privileges en opties mensen hebben. Bijvoorbeeld, u en uw back-up moeten wereldwijde beheerdersrechten alle wijzigingen aan te brengen maar managers wellicht alleen toevoegen gebeurtenissen met start en stoptijden die u later goed te keuren. Gebruikers en hun gebruikersnamen toevoegen aan het programma en het juiste profiel aan koppelen. Laat de managers hun afzonderlijke wachtwoorden maken of toevoegen van een generieke een die ze kunnen veranderen. Ten slotte de kalender om toegankelijk te maken voor alle medewerkers, maak een profiel en wachtwoord met alleen weergaveopties die elke werknemer kunt gebruiken. Hebt u veel werknemers, kan u wilt maken verschillende algemene gebruikers en wachtwoorden moeten opties weer te geven.
Het maken van een elektronische sjabloon die medewerkers gebruiken kunnen voor het aanvragen van vakantiedagen bij hun managers. Toevoegen voor de goedkeuring van hun manager. U kunt deze sjabloon van een tekstverwerkings- of spreadsheetprogramma. Deze sjabloon beschikbaar maken voor alle managers te geven aan hun werknemers wanneer ze nodig hebben om te vragen van vakanties.
Vereisen afdelingsmanagers goed te keuren vakantieaanvragen gemaakt door werknemers. Hebben de manager de vakantieaanvragen type in de elektronische agenda maar hebben ze een kopie van het goedgekeurde vakantie verzoek u toesturen. Sommige bedrijven vereisen managers om het doorsturen van deze aanvragen als ze komen, terwijl anderen vakantie aanvraag updates aan de kalender op een bepaalde dag van de week voorschrijven. Reviseren en goedkeuren van de toegevoegde vakanties als dit nodig is.
Een kopie van de basispagina vakantie kalender op een regelmatige basis uitprinten en post-it in de werknemer lounge, keuken of pauze.
Bijhouden van alle vakantieaanvragen om ervoor te zorgen dat werknemers hebben de tijd op de boeken voor vakantie. Goedgekeurde vakantieaanvragen uitprinten en bewaren een kopie in hun personeelsbestanden. Zenden een elektronische kopie van het verzoek van de vakantie aan payroll voor hun administratie.
Papier kalender
Download een gratis kalender uit het Internet of selecteer een kalendersjabloon uit uw gekozen softwareprogramma. Het afdrukken van een kopie van deze agenda. U kunt ook lege kalender sjablonen van kantoor aanbod winkels krijgen indien nodig. De agenda posten op een centrale locatie, zoals de office-keuken, pauze ruimte of in de postkamer.
Blokkeert alle weken waar werknemers niet vakantie nemen. U kunt uit deze gebieden grijs of zet een groot X op de dagen werknemers niet mogen af te nemen.
Eisen dat werknemers doorgeven aan hun manager voor goedkeuring te noteren hun verzoeken tijd-off. Als de manager goedkeurt, wordt het verzoek doorgestuurd naar u. Vervolgens Controleer de agenda om ervoor te zorgen dat alle gebieden van uw bedrijf hebben het vereiste aantal medewerkers voordat u de tijd-off-aanvraag goedkeuren.
Voeg de goedgekeurde vakanties aan de kalender van het bedrijf zo nodig. Doorsturen van goedgekeurde vakantieaanvragen naar payroll en bewaart een afschrift voor het personeelsbestand van de werknemer.
Tips & waarschuwingen
- Voordat u een bedrijf vakantie kalender overzicht het bedrijf-sectie van beleid en procedure voor vakanties. Als u geen één hebt, moet u het beleid en de how-to procedures voor het aanvragen van vakanties volgens de procedures die zijn gekozen voor elektronische of papieren agenda's maken.
- Zorg ervoor dat het beleid bevat informatie die aangeeft verzoeken zijn afhankelijk van de goedkeuring en manager beschikbaar vakantietijd. Ter verduidelijking kan u wilt opnemen van taal die een eerst komt, het eerst maalt basis voor eerlijkheid bakent, maar geven geen kwesties met het beleid, wanneer meerdere werknemers toepast dagenlang uit dezelfde periode op worden hetzelfde moment, vakanties verleend door anciënniteit.
- Het aanvraagformulier-tijd-off in de sectie procedures van de werknemershandleiding opnemen. Bijgewerkte kopieën voor opname in de handleiding desgewenst flauwvalt.
- Bekijk uw beleid en procedures om ervoor te zorgen dat zij in overeenstemming zijn met de staats- en federale wetten. Terwijl bedrijven niet verplicht zijn om werknemer vakanties, wanneer ze doen, moeten zij voldoen aan federale en nationale wetten in beheer van het programma.
- Een vakantie kostentoename grafiek opnemen in het beleid, zodat werknemers hoeveel vakantie zij hebben recht begrijpen op door hun jarenlange service.