Outlook is een kribbe van de persoonlijke informatie geleverd door Microsoft als onderdeel van het softwarepakket Office Suite. Dit handige programma heeft vele facetten. Het biedt e-mailcommunicatie, een kalender en een manager van de taak. Een van de meest vitale functies die door Outlook is de mogelijkheid om een contact database te beheren. Dit werkt als een elektronische telefoonlijst met e-mail mogelijkheden. Outlook kan worden gebruikt als een stand-alone applicatie of in combinatie met andere software in het Office-pakket. Het starten van een database met behulp van Outlook is een eenvoudig proces dat zal helpen u efficiënt en Bespaar tijd.
Database instellen
Open Outlook op uw computer.
Klik op "Bestand" aan de bovenkant van het scherm. Verplaats de muisaanwijzer naar de "New en klik op"Contact". Hierdoor wordt een leeg contactpersoonformulier geopend.
Vul de gegevens op het contactformulier. Voer meerdere vermeldingen voor één veld, zoals twee telefoonnummers, gebruikt u de pijl-omlaag naast het veld. Hierdoor wordt een tweede regel toegevoegd. Voor meerdere e-mailadressen, een standaardwaarde instellen voor Afdruk samenvoegen door het selectievakje "Dit is het mail adres" naast het desbetreffende item te controleren.
Geef de naam van de contactpersoon door het invoeren van gegevens in het vak "DisplayAs". Alle berichten die naar deze client verzonden zal een lijst van deze naam in de "naar:" sectie. Bijvoorbeeld, als u een contact formulier voor FlowersRUs invullen, dit mag de naam van het bedrijf, maar u kunt berichten die zijn geadresseerd aan John, de manager. John's naam zou gaan in het vak "DisplayAs".
Selecteer de knop "Add" onderaan het formulier na elke contactpersoon op te slaan.
Dubbelklik op de naam van de contactpersoon, aan de linkerzijde van het Outlook scherm, om gegevens te bewerken.
Een contactpersoon maken op basis van E-mail
Open e-mailbericht.
Klik met de rechtermuisknop op de naam van de afzender, wordt het optiemenu geopend.
Klik op de "Toevoegen aan contacten"-optie die wordt weergegeven in het menu naast de cursor.
Database groepen maken
Maak een groepsmap. Klik op 'File' op de bovenkant van het scherm en selecteer "Nieuw" en "Map."
Een naam toewijzen aan de map in het vak dat verschijnt.
Selecteer "Contactpersoonitems" in het vak map bevat. Klik op de pijl naast de map aan de lijst openen en Contact Items markeren.
Bepalen waar u wilt opslaan van de map. Klik op de locatie op uw harde schijf en vervolgens op de knop "Ok" te slaan.
Slepen en neerzetten van de afzonderlijke contactpersonen naar de nieuwe map.