Een grootboek is een bestand of een boek waarin een bedrijf alle van zijn financiële transacties registreert. Aan het begin van elk boekjaar, wordt een nieuwe grootboek gestart met een beginsaldo. In dat jaar treedt de boekhouder of accountant iedere transactie, verdeeld over de toegewezen accounts. Dit wordt meestal gedaan met behulp van codes van de account die door het bedrijf toegewezen. Niet alleen doet een grootboek helpen een bedrijf bijhouden waar geld is gegaan, maar het helpt ook om te voorspellen wat er nodig zullen zijn in het komende boekjaar.
Wat die u nodig hebt
- Spreadsheetprogramma (zoals Microsoft Excel) of hard-copy ledger met rasterlijnen
Voer in de eerste cel van het werkblad, of de bovenste linker ruimte in het grootboek van de hard-copy, "G/L Code." Dit is waar grootboek rekening codes zal worden ingevoerd. Elke accountcode is toegewezen aan een bepaalde afdeling of categorie, zoals kantoorartikelen, postzegel of juridische diensten.
Geef in de tweede cel van het werkblad of de tweede spatie in de eerste rij van het grootboek, 'Factuurdatum.' In deze kolom treedt de verantwoordelijke persoon de datum waarop die de creditcard of bankpas heeft plaatsgevonden. "Factuurnummer" in de volgende cel invoeren.
In de volgende drie cellen of spaties, geef "gevraagd," "Bedrag van Check" en "Besteed aan." De persoon die verantwoordelijk is voor het onderhoud van het grootboek treedt die verzocht een selectievakje, voor hoeveel en wie het was opgesteld. Geef in de volgende cel of ruimte, "Doel" te maken voor een gedetailleerde beschrijving van de uitgaven.
In de laatste cel of de ruimte van de posten in de eerste rij, geef "Saldo." Voer het beginsaldo voor het fiscale jaar in de eerste cel in deze kolom onder de kop.
Een formule invoeren om het resterende saldo automatisch worden ingevoegd in de kolom "Balance" als met behulp van een spreadsheetprogramma zoals Microsoft Excel. De syntaxis voor deze formule zou worden "= laatste saldo - bedrag cheque." Als een hard-copy grootboek gebruikt, zal het evenwicht moeten handmatig worden berekend.
- Als het bedrijf wordt gebruikt meerdere sub-accounts onder één G/L code, zoals codes voor kantoorbenodigdheden ten laste van specifieke afdelingen, gebruik van verschillende werkbladtabs of posten pagina's voor elke afdeling met behulp van het saldo van de begroting van elke afdeling.
