Er zijn vele redenen waarom incasso brieven nodig zijn. Ze herinneren aan de schuldenaar zijn verplichtingen en een bewijs van mededeling aan het Hof moet geschillen een noodzaak geworden. Federale wet dringt bovendien erop aan dat een uniforme brief worden gebruikt om communicatie te initiëren. Vanwege dat juridische betekenis zijn er richtlijnen die u volgen moet bij het opstellen van een brief van de memo schuld.
De typische kop voor memorandum correspondentie te omvatten:
Aan:
Van:
Re:
Datum:Bepalen of deze brief een "eerste letter" of een latere brief is. Alle eerste letters moet bevatten een aankondiging van de 30-dagen, Federaal vereist verificatie en dient de zinsnede: "Dit is een poging om te verzamelen van een schuld. Verkregen informatie zal worden gebruikt voor dat doel." Alle volgende letters dient de zinsnede: "deze mededeling is van een verzamelaar van de schuld." Kantooruren, telefoonnummer en adres moeten worden opgenomen in alle correspondentie. Als de client haar betaling verzenden een P.O, vak wordt verwacht, dat informatie opgenomen worden moet ongeacht, moet het adres van het Bureau worden vermeld.
De hoofdtekst van de brief schrijven. Verwijzingen met betrekking tot juridische actie dient niet worden bepaald tenzij de autorisatie heeft juridische stappen tegen de klant. In een eerste brief, zinnen zoals "betaal nu" mag niet worden gebruikt, zoals dit neigt te ontnemen van het belang van de periode van de 30-daagse verificatie in opdracht van de federale wet.
Zorg ervoor dat de inhoud van de brief getrouw is. Bedreigingen en verklaringen die niet een accurate weerspiegeling van de werkelijkheid moeten worden vermeden.
Controleer de lokale wetgeving met betrekking tot wat voor soort informatie kan en mag zich niet bevinden in een brief van incasso. Terwijl de federale overheid richtsnoeren met betrekking tot de praktijk stelt van het verzamelen van dubieuze debiteuren, kunnen staatswetten variëren.