Ondanks alle nieuwe technologieën nu beschikbaar in de werk wereld blijft een van de eenvoudigste en goedkoopste manieren om mensen op verschillende plaatsen samen voor een vergadering de conference call. Als u geroepen bent op een conference call leiden, zijn er een paar stappen die u nemen kunt om ervoor te zorgen dat de oproep is een succes.
Wat die u nodig hebt
- Computer
- Luidspreker of telefoon met Conference Call mogelijkheden
- Pen of potlood
- Kladblok
Leidt een succesvolle Conference Call
Controleer of de datum en tijd van de conference call is voor alle partijen duidelijk. Bel of e-mail de informatie aan de deelnemers. Follow-up met een herinnering van de dag voor de aanroep. Organisatie is de sleutel tot een succesvolle conference call leidt. Organisatie begint met de leider voordat het gesprek begint.
Een agenda schrijven en verspreiden onder alle partijen per post, e-mail of bedrijfspost. Het zal helpen telefonische deelnemers worden voorbereid. Het geeft ook de leider een overzicht te volgen tijdens het gesprek.
Regelen om te kunnen bellen vanuit een rustige kantoor. De office deur. Oproep te wachten en paging systemen tijdens het gesprek uitschakelen. Niet eten of drinken. Geen typt, die lawaai kunnen maken. Notities maken met potlood en papier. Vermijd ruisende papier.
Identificeer jezelf bij de opening. Elke deelnemer introduceren zichzelf hebben. Noteer elke deelnemer naam zodat u deelnemers met de naam richten kunt als u wilt spreken met hen. Deelnemers elkaar niet kunnen zien, en zij zien u niet onthouden.
Vasthouden aan uw schriftelijke agenda. Regeren in gesprekken die beginnen om af te gaan op de raaklijnen. Als een vraagstuk dat moet worden beschouwd, geven gerelateerde deelnemers contact informatie voor een latere vervolgactie. Het probleem voor een latere conference call plannen.
Specifieke vragen en direct de vraag aan een individu met de naam. Niet vragen open vragen, zoals "Eventuele opmerkingen"?
Laat niet meer dan één persoon tegelijk spreken. Twee mensen tegelijk praten is ook verwarrend voor de andere luisteraars. Het is ook een gemeenschappelijke hoffelijkheid dat slechts één persoon tegelijk spreken. Bovendien, zal sommige telefoons spreker uitgesneden als twee mensen tegelijk spreken.
Dingen omhoog verpakken Kort recapping wat er is besproken. Geef uw contactgegevens voor het geval dat deelnemers Vervolgactie vragen of opmerkingen hebt.