Wanneer u een business meeting openen moet u ieders aandacht en bewustzijn van de ernst van de procedure. Hoe open u de vergadering zou kunnen bepalen hoe succesvol het gaat. Als de organisator van de vergadering bent u verantwoordelijk voor het instellen van de Toon van de bijeenkomst, zodat genodigden uw lood volgen kunnen. Vele bedrijfsmensen kiezen om zakelijke vergaderingen volgens formele procedures die worden beschreven in Roberts Reglement van orde, een sociaal geaccepteerde verzameling regels voor het beheer van professionele vergaderingen te houden.
Bel de bijeenkomst te bestellen door te specifiek verklaren "Ik zou willen noemen deze bijeenkomst te bestellen." Vragen voor een rustige van de aanwezigen als iedereen blijft praten. Pass out materialen met betrekking tot het bedrijf materiaal, zoals een agenda, een tijdslijn, notulen, van vergaderingen of afgedrukt van de verslagen. Dank iedereen voor het samenvoegen u tijdens de vergadering en vraag iedereen vast te houden aan de agenda van de vergadering.
Het erkennen van elk van de deelnemers aan de vergadering, vooral als de individuele leden van de vergadering niet bekend met elkaar bent. Als de zakelijke bijeenkomst een ledenvergadering waarvoor u aanwezigheid is, doen een formele hoofdelijke terwijl de secretaris records wie aanwezig is en die ontbreekt.
De notulen van de vorige zakelijke bijeenkomst leest, indien van toepassing. Dit haalt iedereen op uw initiatieven en fungeert als een segue die u gebruiken kunt om te bespreken elke vooruitgang sinds die laatste bijeenkomst later in de zakelijke bijeenkomst.
De eerste officier of comité lid vragen op de agenda haar verslag om door te gaan met de vergadering voor te leggen.
- Benoemen iemand om op te treden als een parlementslid van de vergadering (of kun je dit neutrale rol zelf) als u denkt dat de genodigden hebben een neiging om te gaan off-track, onderbreken of op einde praten over verschillende onderwerpen tijdens uw zakelijke bijeenkomsten. Niet toestaan dat de vergadering te verslepen op goed voorbij de time-out van de geplande beëindiging van respect voor alle deelnemers.