Records management en record retentie zijn niet alleen voor de werkplek. Als u nog papieren verklaringen en facturen elke maand ontvangen en opslaan van uw dagelijkse ontvangstbewijzen, moet u een systeem om te helpen u bestand, ordenen en opslaan van uw facturen, overzichten en ontvangstbewijzen, zodat u eenvoudig kunt vinden ze indien nodig. In slechts een paar eenvoudige stappen kunt u uw eigen goedkope bill organizer.
Wat die u nodig hebt
- 3-ringbanden (1 tot 3 inch)
- Pakket van plastic vel beschermers
20 tot 50 vel beschermers in uw binder de organisator van een wetsvoorstel te maken plaatsen.
Plaats maandoverzichten in het blad beschermers zoals u ze ontvangen en facturen betalen. Gebruik een ander blad beschermer voor elke betaling (hypotheek/huur auto betaling kabel factuur, mobiele telefoonrekening, et al.). Elke maand zetten de meest recente bill of instructie voor de vorige maand.
Omvat alle soorten verklaringen (één provider per vel): medische kosten, verzekering (hypotheek, home/huurders, auto, leven), creditcards, investeringen, belastingen artikelen en meer.
Leeg de laatste zes tot 12 beschermer bladen. Plaats alle uw maandelijkse inkomsten uit dagelijkse uitgaven en de uitgaven in deze bladen. Als u niet veel maandelijkse inkomsten hebt, kunt u twee maanden in een beschermer blad (een maand in de ene kant, de volgende maand in de rug/andere kant) plaatsen.
Deze inspanning alle jaar voortgezet. Aan het einde van het kalenderjaar, heeft u al uw rekeninguittreksels en bonnen georganiseerd en geplaatst in een wetsvoorstel organisator binder. Dit is handig bij het invullen en indienen van uw belastingaangifte indienen van terugbetaling vraagt.
Maak een andere bill organisator binder aan het einde van het jaar of begin van het nieuwe jaar. Plaats van het vorige jaar binder op een veilige plaats. Maak een beleid voor het beheer van records en bepaal hoe lang blijft u records. Bijvoorbeeld, moeten belasting-gerelateerde items gedurende zeven jaar worden bewaard.
- Om ruimte te besparen, kies een zachte bedekte binder.
- Als u elektronische verklaringen voor een beperkte tijd, moet u de documenten opslaan op uw computer zodat u ze voor langere perioden openen kunt. Als u afdrukt, kunt u deze opnemen in uw binder.
- Toevoegen of verwijderen van blad beschermers en converteren of krimpen van de binder zo nodig.
- Bewaar uw binder op een veilige plaats. Het bevat alle uw rekeningnummers, financiële informatie en meer. Schrijf rekeningnummers en belangrijke informatie en bewaar op een tweede locatie, voor het geval uw binder wordt gestolen.
