Zakelijke documenten worden gebruikt om vele redenen, zoals verzoeken te informeren en te overtuigen. Zakelijke documenten omvatten e-mails, memo's, brieven, verslagen en voorstellen. Hoewel Zakelijk schrijven meerdere doeleinden heeft, hebben alle bedrijfsdocumenten overeenkomsten, zoals het formele, nauwkeurige en makkelijk te lezen.
Wat die u nodig hebt
- Tekstverwerkingsprogramma
- Printer
Brainstormen over ideeën. Beslissen welk type document u wilt schrijven (brief, voorstel, verslag, enz.) en vervolgens inhoud brainstormen. Schrijf alles op wat dat te letten komt, zelfs als u niet denkt dat het relevant is. Brainstormen helpt uw ideeën verduidelijken en geeft u een beginpunt voor het schrijven.
Een overzicht maken Weten wat je gaat schrijven voordat u start zal u helpen blijven op schema en tijd besparen. Kijk naar uw brainstormen ideeën en kies de relevante ideeën om te worden gebruikt in uw document. Gebruik deze ideeën om te schrijven een overzicht van uw document. Nummer van uw ideeën/hoofdonderwerpen en opsommingstekens gebruiken om subcategorieën of ideeën binnen elk hoofdonderwerp te schrijven.
Gebruik uw overzicht te schrijven van het ruwe ontwerp van uw bedrijfsdocument. Het overzicht vindt u onderwerpen voor elke alinea of sectie van het document dus zorg ervoor om het te gebruiken als een gids als u schrijf. Als je merkt dat je dwalen van het overzicht, heroriënteren of moet u iets toevoegen aan het overzicht.
Blijf geconcentreerd op het doel van uw document. Zorgen dat uw document maakt gebruik van een passende stijl die aansluit op het doel; dat wil zeggen als u een verzoek brief schrijft, is het overtuigend? Als u een verslag schrijft, is het informatief?
Herzien en bewerken. Zorg ervoor dat uw concept is duidelijk en nauwkeurig door het elimineren van alle irrelevante informatie. Herschrijven van een onhandige zinnen of alinea's, verduidelijken onduidelijk secties en zorg ervoor dat u vragen die een lezer zou kunnen vragen hebt beantwoord. Zorg er ook voor dat u hebben alle belangrijke kwesties behandeld. Vervolgens bewerk je document voor spelling en interpunctie.
Gebruik de juiste taal. Kiezen van taal en woordenschat die uw beoogde reader(s) zal begrijpen. Een goede vuistregel is om de taal eenvoudig. Als u technische woordenschat of acroniemen gebruiken moet, moet u deze definiëren tenzij u zeker weet dat uw lezers zal hen begrijpen.
Op de juiste manier opmaken. Gebruik de juiste indeling voor uw stijl van het document (dat wil zeggen als je het schrijven van een zakelijke brief, gebruiken blok formaat). De meeste zakelijke documenten gebruiken enkele regelafstand en 12-punts lettertype; paginanummers op lange documenten schrijven. Plaats de grafieken, grafieken en andere ondersteunende documenten in een bijlage. Maak een voorblad en een inhoudsopgave indien nodig.