Vertrouw niet op telefoongesprekken te krijgen u de resultaten die u nodig hebt. Wanneer sprekend op de telefoon met de klantenservice, verzekeringsmaatschappijen, bedrijven of iemand anders over een belangrijk onderwerp, moet u te volgen met een bevestigingsbrief maken een proces-verbaal voor toekomstig gebruik.
Wat die u nodig hebt
- tekstverwerker
- papier
- envelop
- stempel
Een bevestigingsbrief is een manier om een proces-verbaal van een telefoongesprek die kan worden gebruikt op een later tijdstip te bewijzen wat werd besproken. De bevestigingsbrief volbrengt drie dingen: 1) helpt de partijen bijhouden van verantwoordelijkheden; 2) vertelt de geadresseerde dat het gesprek niet vergeten zullen worden; en 3) kan worden gebruikt als bewijsmiddel in gerechtelijke procedures voor het bewijzen van uw versie van de gebeurtenissen.
Plan uw brief voor uw telefoongesprek doordat een checklist van dingen te bespreken. Voor elke discussie artikel, bepalen wie verantwoordelijk is en wanneer zal het item worden uitgevoerd. Als er onvoorziene omstandigheden, identificeren.
Na uw telefoongesprek, beginnen met het schrijven van uw brief. Omvatten een datum, de geadresseerde en een onderwerp lijn. Schrijf de brief duidelijk en bondig. De brief moet feitelijk en nauwkeurig zijn. Weglaten van commentaar, speculatie en emoties. Als een regel, gebruik geen uitroeptekens. Probeer niet te intimideren of pesten. Onthoud dat de brief kan uiteindelijk naar een rechter of een jury wordt gelezen, en u niet wilt tegenkomen als onaangenaam of onredelijk.
Beginnen de brief met "deze brief is het bevestigen van ons telefoongesprek op [datum] met betrekking tot ___." Vervolgens nauwkeurig beschrijven wat werd besproken door op te geven wie zei wat. Zorg ervoor dat u alle belangrijke informatie, met inbegrip van wie verantwoordelijk is voor het actie-item, wanneer het is voltooid en eventuele onvoorziene omstandigheden. Slot van de brief met "Informeer mij schriftelijk zo spoedig mogelijk als om het even wat hierboven beschreven onjuist is." Meld u vervolgens de brief.
Zorg ervoor dat je maken en houden van een kopie van de ondertekende brief, dan mail. Als het onderwerp van de brief is van cruciaal belang en je hebt reden om te geloven dat de geadresseerde kan ontkennen ontvangst van de brief, stuurt u de brief via aangetekende post. Hebt u een e-mailadres van de geadresseerde, dan is e-mail oke.