Als je jezelf in een geschil met een bedrijf of service provider vinden en niet het gevoel dat je zou moeten dat betalen, is het van cruciaal belang dat de andere partij weet waarom. Schrijven van een brief krijgt alles op de plaat en vermijdt de verwarring die een telefoongesprek maken kunt als het probleem later in de rechtbank eindigt. Duidelijke, professionele en beknopt in uw brief van de weigering-op-pay, waarin wat het probleem is en waarom u het nemen van deze actie zijn.
Opmaken van uw document op als een zakelijke brief, gericht aan de eigenaar van het bedrijf, uw accountmanager of de specifieke afdeling ondervindt u een geschil met. Zorg ervoor dat de ontvanger heeft de macht om iets over de situatie te doen--het is een verspilling van tijd dit verzenden naar iemand zonder de bevoegdheid om te annuleren van de rekening, zelfs als ze wilden.
Het beschrijven van de transactie in kwestie. Wees specifiek over de tijd en datum, het personeel die u interactie met en de aard van de overeenkomst. Bijvoorbeeld, misschien u merken dat "op de middag van 21 mei, ik in uw hotel op de locatie 300 Main Street ingecheckt. Toby, de agent die nam mijn reservering, verzekerde me dat terwijl bouw plaatsvond in de faciliteit, mijn kamer voor bezetting geschikt was."
Staat van het specifieke probleem dat achterloopt op uw weigering om te betalen voor het overeengekomen product of dienst. Detail hoe wat u ontvangen niet voldoen aan de overeengekomen verwachtingen. Als het product dat u besteld was verkeerd door de verkoper en de functionaliteit die u nodig hebt, bijvoorbeeld, niet hebben die informatie opgenomen. Als een hotel geadverteerd zichzelf als een vijf-sterren-faciliteit alleen om te beschikken over een lekkende dak in plaats van een waterglijbaan, staat dat in de brief.
Opmerking alle inspanningen die u al hebt aangebracht aan het oplossen van de situatie. Nogmaals, de specifieke details zijn nuttig. Zeggen "Ik belde een dozijn keer" kan lijken als een overdrijving, maar een meer overtuigende record onder vermelding van de datums en tijden van de gesprekken maakt.
Opnemen van uw geschiedenis met het bedrijf in kwestie. Drie pagina's, detaillerend elke transactie niet besteden, maar een zin of twee te maken van uw historische relatie kunnen nuttig zijn. Als u al een klant jarenlang, is dat extra geloofwaardigheid voor uw aanvraag.
Sluit af door nog eens te herhalen dat je niet het bedrag in kwestie betaalt, en vragen dat de items zijn verwijderd uit uw account te bevestigen. Vragen om bevestiging hiervan schriftelijk in kennis.
- Alle ondersteunende documentatie omvatten wanneer je de brief verzendt. Hebt u een bewijs van een onjuiste aanklacht of misleidende reclame, dat bewijs uw zaak zal versterken.
- Houd altijd een kopie van uw brief voor uw eigen administratie.
