Geschreven richtlijnen aan werknemers zijn vaak meer nuttig dan verbale instructies. Een brief met details voor een nieuw beleid of procedure geeft medewerkers een document voor toekomstig gebruik. Naast het helpen hen herinneren hoe een nieuwe procedure te volgen, een richtlijn brief voldoet aan de wettelijke verplichting van het verstrekken van officiële kennisgeving van een nieuw beleid opgelegd door de wet. Bijvoorbeeld begin 2011, zijn vele steden inleidt rookverboden die invloed hebben op bedrijven van het gebied. Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever aan de werknemers informeren hoe te houden aan het nieuwe roken beleid.
Bedrijfsbriefpapier in de printer plaatsen. Deze richtlijn is een officiële kennisgeving en het briefhoofd zal versterken de formele aard van de informatie.
Typ de volledige datum. Omdat het vaststelt dat het tijdstip van kennisgeving, moet u altijd de datum op een richtlijn opnemen. Een regel overslaan.
Typ de naam van de geadresseerde en haar adres als de richtlijn slechts aan één persoon gaat. Als er een brief van de deken aan alle werknemers, weglaten, naam en adres.
Typ "Lieve gewaardeerde werknemers" gevolgd door een dubbele punt als de brief aan alle werknemers gaat. Typ een specifieke naam als het gaat om één persoon.
Begin de brief met een directe verklaring over wat de instructies zijn over. Het geven van de relevante gegevens over het beleid of de procedure, zoals wanneer het in werking zal gaan en die is getroffen door het beleid.
Een lijst met de stappen voor het voltooien van de taak of voor de naleving van het nieuwe beleid. Gebruik duidelijke, gemakkelijk-leesbare taal die de werknemers kunnen volgen.
Uitleggen hoe dit nieuwe beleid zullen profiteren van de ontvanger (s) en danken voor hun samenwerking. Uitleggen wat er zal gebeuren als een werknemer ervoor kiest niet te voldoen aan de richtlijn.
Geven van eventuele passende termijnen of contactgegevens in de laatste alinea. Beschrijf de methode voor de evaluatie van de naleving van de werknemers, indien van toepassing. Bieden aan het antwoord op alle vragen die de ontvangers zou kunnen hebben.
Sluit de brief door te typen van een respectvolle sluiten en uw volledige naam en de titel te typen. Meld u boven uw getypte naam.
Een andere toezichthouder de brief gelezen om ervoor te zorgen dat u alle informatie nog niet gemist hebben.
Mail de letter (s). Als de richtlijn het resultaat van een wijziging in een wet is, kunt u overwegen om bevestiging van de handtekening van de ontvanger (s) wordt gevraagd om te bewijzen dat de richtlijn werd ontvangen.