Schrijven van een klant service handboek zal helpen uw medewerkers voeren hun baan gemakkelijker en naar behoren, zonder inmenging of gaan tegen bedrijfsbeleid in het proces. Het is zinvol om een professionele schrijven de handleiding, vooral als je geen eerdere ervaring met het schrijven van officiële documenten hebt. Maar ongeacht wie het schrijft en hoe formeel of informeel het handboek is, er zijn verschillende punten die afgedekt zijn moeten zodat het nuttig en effectief.
Lees zoveel klanten service handleidingen als u uw handen op kunt krijgen. Veel bedrijven plaatsen hun handleidingen online, of u kunt verkrijgen door het hoofdkantoor te roepen en het aanvragen van een kopie. Als u niet kunt een dit verzoek manier, gewoon kopieën van customer service handboeken van bedrijven die u eerder hebt gewerkt vinden voor.
Overleggen met een advocaat om ervoor te zorgen dat u de juiste formulering om het bedrijf en de werknemers beschermen tegen mogelijke aansprakelijkheid op basis van mogelijke antwoorden opnemen. Dit is vooral belangrijk als u moet schrijven een klant service handleiding voor een bedrijf dat zich bezighoudt met diensten of producten die potentieel gevaarlijk zijn voor kopers kunnen.
Bevat een lijst van woorden die werknemers niet mogen wil bellers. Meeste klanten service afdelingen overwegen zinnen als "Beloven" of "Zeker" als grote no-nos. Dit is omdat de woorden een garantie betekenen en eigenlijk in een ernstig probleem omzetten kunnen als later op het bedrijf kan niet voldoen aan wat de werknemer beloofd.
De handleiding van het onderhoud klant organiseren in secties om gemakkelijker voor werknemers om antwoorden te vinden. De grootste en belangrijkste secties van een klant handleiding moeten omvatten: bedrijfsbeleid, onderwerpen uit de limieten voor vertegenwoordigers en gedetailleerde antwoorden op de meest voorkomende vragen. Elk bedrijf wellicht aanvullende hoofdstukken ter dekking van de kwesties specificaties om de aangeboden diensten, plus speciale aanbevelingen en waarschuwingen die zijn gerelateerd aan de producten.
Een vocabulaire lijst opgenomen als het bedrijf moeilijke termen die de werknemers kunnen worden verplicht zich gebruikt te verklaren om de bellers. Hetzelfde geldt voor speciale beleid dat wellicht nadere uitleg en kunnen verwarrend zijn voor zowel nieuwe werknemers en klanten.
- Wellicht gemakkelijker te dicteren de handleiding in een tape recorder en dan iemand een transcript voor u maken, vooral als je het beleid goed weet, maar voel me niet vertrouwen kun je de handleiding in een duidelijke en eenvoudige manier.
