Informatieve brieven worden vaak gebruikt in het bedrijfsleven, de overheid en de school. Deze brieven kan instructies geven, overzicht van de functiegroepen, detail voorzorgsmaatregelen of kennis van ontvangers van beleid en evenementen. Informatieve brieven zijn niet bedoeld om te overtuigen of te vermaken, zodat hun taal kort en bondig is. Indien mogelijk, de letter met een computer printer afdrukken op een schoon vel papier van letter-formaat kopie of gebruik uw stationaire briefhoofd. Een goede informatieve brief volgt een aantal basisrichtlijnen.
Wat die u nodig hebt
- Papier
- Computer
- Computer printer
- Pen
Grondig onderzoek naar het onderwerp. Als het schrijven over een gebeurtenis, verzamelen feiten over de planning, presentatoren, tijd, kosten en locatie. Voor een brief over nieuw beleid, onderzoek oude werkwijzen, veranderingen in het beleid en het effect dat de wijzigingen op de ontvangers hebben. Gegevens in een logische volgorde te ordenen. Beschrijven een gebeurtenis, bijvoorbeeld, in chronologische volgorde.
Uw retouradres en de huidige datum aan de bovenkant van het papier afdrukken. Naam en adres, aanhef, zoals meneer, Ms. of Dr., inclusief van de geadresseerde te identificeren en omvatten de geadresseerde functie als u aan hen in die hoedanigheid schrijft. Als schrijven naar een groep mensen, zoals ouders van een team, takenlijst niet al hun namen en adressen, maar in plaats daarvan de ontvangers te identificeren als een groep in het gedeelte van de aanhef van de brief.
Het onderwerp van de brief net onder het adres van de geadresseerde met behulp van de afkorting "Re" staat voor "Met betrekking tot", bijvoorbeeld: "Re: vakantie Policy". Als uw relatie met de ontvanger formele is, gebruiken een groet zoals: "Lieve heer Doe". Als u de naam van de geadresseerde niet weet, schrijf "Beste meneer of mevrouw". Als aan een groep van ouders schrijft, schrijven: 'Beste ouders'.
Schrijf een inleiding tot uw onderwerp in de eerste alinea door het identificeren van uzelf, het onderwerp en daarom is het belangrijk voor u en de geadresseerde. Een overzicht geven van de punten die u in de brief maken zal. Actieve werkwoorden, in plaats van de passieve stem gebruiken. Gebruik "Ik" en "u", zolang er geen beschuldigende of overdreven informele.
Elke daaropvolgende alinea beginnen met een belangrijkste punt en vouwen op dit punt in de rest van de alinea. Als een alinea lang loopt, kunt u overwegen het breken in twee of meer alinea's. Gebruik opsommingstekens of korte rubrieken om de letter gemakkelijker te lezen.
Uw gegevens in de laatste alinea samenvatten. Vermeld details over hoe de lezer kan contact met u, zoals de tijden van afspraken of een telefoonnummer. Dank van de lezer. Met "Met vriendelijke groet," gevolgd door uw handgeschreven handtekening af te tekenen. Typ of afdrukken van uw naam onder uw handtekening. Als bijvoeging extra materialen, een paar ruimten onder uw naam afdrukken het woord "bijlagen:" of de afkorting "identiteitsknop:" gevolgd door een paar woorden die beschrijven de extra materialen.
