Een interne zakelijke brief schrijven houdt uw publiek te begrijpen en zich te concentreren op een bepaald doel. Ongeacht het onderwerp zijn overwegingen van publiek en Toon essentieel voor het vermijden van conflicten, verwarring en verkeerde informatie. Om succes te verzekeren, gaat u als volgt een structuur, inclusief alle noodzakelijke details en proeflezen grondig. Het kan vaak helpen om uzelf tijd tussen de opstelling van de brief en de definitieve beoordeling te handhaven van objectiviteit en produceren de meest effectieve stukje schrijven. Daarom is zorgvuldige planning en timemanagement zijn beide belangrijke aspecten van het schrijfproces.
Wat die u nodig hebt
- Woordenboek en thesaurus
Maken van een juiste aanhef
Maak een goede aanhef om te openen de brief met een passende Toon.
"Beste," "Groeten" of "Goede ochtend/middag" gebruiken om de brief te openen en tonen van respect en empathie voor de lezer. Bijvoorbeeld: "Lieve collega's."
Maak een inleiding. In de inleiding, bevatten informatie over het onderwerp van de brief zodat de lezer wat u begrijpt kunt verwachten. Uw inleiding zou er zo uitzien:
Velen van u hebben afgevraagd wanneer de bouw zal worden afgewerkt op onze nieuwe parkeergarage. Het verheugt mij u te kunnen mededelen dat de bouw is gepland te worden ingevuld door de eerste week van April.
Schrijf een alinea effectieve lichaam en organiseren het visueel om de lezer betrokken.
Het lichaam lid bevat de meeste informatie, zodat de organisatie is met name belangrijk. Gebruik opsommingstekens, vet of andere technieken te markeren van cruciale informatie.
Sluit de brief met een goodwill-einde. Het is daarbij tot oprichting van een juiste Toon met de lezer door hen te bedanken voor hun tijd. Het gaat ook om de opneming van de nodige informatie in het geval dat de lezer verder vragen heeft. Bijvoorbeeld:
Dank u voor uw tijd en geduld. Hebt u nog vragen, aarzel dan niet contact management bij het e-mailadres hieronder.
Deze letter afdrukken en lees het op fouten. Spelling, interpunctie fouten of grammaticale fouten vindt. Gebruik de woordenlijst en synoniemenlijst te herzien lastige woorden of passieve stem, en om herhaling te voorkomen.
- Bij het schrijven van intern, vergeet niet dat uw document kan worden gezien en door iedereen in het bedrijf gelezen. Daarom houden de informatie evenwichtige, objectieve en toegankelijke genderneutraal.
- Zelfs als u uw zakelijke partners of collega's goed weet, Vermijd een informele of omgangstaal Toon in het schrijven. Opstellen van een document met lange levensduur is belangrijk in de schriftelijke communicatie, en casual woorden en zinnen zijn gemakkelijk verkeerd geïnterpreteerd.
