Of u in een drukke PR-afdeling voor een grote onderneming werkt, of zijn toegewezen aan het omgaan met de promotie voor een klein evenement, is de media-alert een van de belangrijkste instrumenten van de handel. De media-alert is een uitnodiging ontworpen om de media te informeren over uw evenement, zoals een persconferentie of de grand opening, en verleiden hen bij te wonen. Een waarschuwing voor een media verschilt van een persbericht, dat is een voorbeeld van het type van de dekking die u zou willen zien na de gebeurtenis.
Een kop toevoegen aan het document dat wordt gelezen en "Media Alert." Gebruik een groot lettertype – 20 punt of hoger-alle hoofdletters en vet afgedrukt om ervoor te zorgen dat de waarschuwing tussen alle andere items een Redactiekamer opvalt ontvangt elke dag.
Ook de datum dat u de waarschuwing en uw contact informatie bij de bovenkant van de pagina verzendt.
Beschrijven van de elementaire informatie over de gebeurtenis; omvatten het wie, wat, waar, wanneer en waarom. Elk aspect opsplitsen in een aparte paragraaf, elk met een eigen header.
Duidelijke, overtuigende taal gebruiken om de gebeurtenis te beschrijven, maar vermijd rapportage. Een waarschuwing van de media is bedoeld als trekken van media op een gebeurtenis, niet uitleggen van de gebeurtenis of bieden hoeken op het nieuws.
De waarschuwing van de media op bedrijfsbriefpapier afdrukken. Controleer het document voor typefouten, spelfouten en grammaticale fouten en controleer of de details van de gebeurtenis kloppen.
Uw lijst met contactpersonen van media voor te bereiden. Elke media-outlet heeft zijn eigen voorkeur voor ontvangende waarschuwingen, maar meest liever fax of e-mail. Controleer of de gegevens van de contactpersoon die u voor elke persoon die hebt juist om tijd te verspillen.
Stuur de waarschuwing van de media ten minste 24 uur vóór de gebeurtenis, indien mogelijk. Als de media waarschuwing voor een last minute persconferentie, of een offerte voor een deskundige op een nieuwsbericht is, stuur het zo snel mogelijk, bij voorkeur met ten minste een uur of twee van de aankondiging.
Follow-up van de waarschuwing van de media met een telefoongesprek als u wilt bevestigen dat de belangrijkste media ontvangen de waarschuwing en het plan bij te wonen of als het is gaan op korte termijn.
Post de media attent maken op de website van uw bedrijf, en gegevens over de gebeurtenis toevoegt aan uw bedrijf-sociale media-feeds, indien van toepassing. Als de media u online volgt, kunnen ze informatie uit deze bronnen onmiddellijk, die vooral belangrijk is als ze in het veld zijn en doen niet uw afgedrukte waarschuwing hebt ontvangen.