Het memo is een van de meest voorkomende manieren om te communiceren met uw collega's en superieuren. Zijn de belangrijkste dingen om rekening te houden bij het schrijven van een creditnota krijgen van uw punt over op een duidelijke en beknopte wijze en het gebruik van de juiste toon. Soms verandert de Toon die u op inter-Office memo's afhankelijk van de persoon die u schrijft aan, maar memo's tot afdelingshoofden moeten altijd vasthouden aan een ernstige en respectvolle Toon.
Maak uw kop. De kop van een memo is een vierregelige sectie waarin een regel "aan" (schrijf de naam van uw afdelingshoofd en haar taak binnen het bedrijf), een regel "van" (uw naam plus uw titel), een "datumgrens" en een "onderwerp" regel. Alle memo's gebruiken dit soort post.
De opening naar uw memo schrijven. Dit is een overzicht van wat de memo over. Vertel waarom je schrijft de memo, uw memo stelt specifieke maatregelen en de context van wat u te schrijven uw memo in de eerste plaats veroorzaakt.
Schrijf het lichaam van uw memo. Dit is waar u de toelichting op de informatie die je aangeraakt op in uw opening. Wil je geen gegevens bevatten die het hoofddoel van uw memo ondersteunt.
Schrijf een afsluiting. Een memo sluiten bondig geeft een overzicht van de memo evenals praat over de mogelijkheid van een vervolgbijeenkomst.
Eventuele bijlagen toevoegen. Op maild memo's, kunt u alle benodigde materialen elektronisch koppelen. Op papier memo's wil je geen extra materialen fysiek te koppelen. Zorg ervoor dat uw bijlagen ergens vermelden op uw memo. Indien gewenst, kunt u een gedeelte van de bijlagen aan het einde van het memo opnemen.
- Sommige memo's kunnen kort zijn. Laat de specifieke situatie dicteren hoeveel u schrijft. Altijd onthouden uw publiek bij het schrijven van memo's. In dit geval is dat publiek uw afdelingshoofd. Niet alles schrijven wat dat je niet zou zeggen aan een van uw oversten.